모든 조직의 내부에서는 지금 이 순간에도 수많은 문서와 계약에 대한 작업이 이루어지고 있습니다. 이러한 문서 및 계약 관리 시스템은 회사 운영에 있어서 매우 중요한데요, 미국을 비롯한 해외에서는 관련 시장이 발달하여 CLM(Contract Lifecycle Management)이라는 계약 수명 주기 관리 산업이 별도로 존재할 정도입니다.

도대체 문서와 계약을 어떻게 관리하기에 별도의 산업까지 생기게 된 것일까요? 이번 글에서는 계약 관리(CLM)에 대한 모든 내용을 소개드리고자 하는데요, 아마 이 글을 다 읽은 후에는 고객을 획득하고 수익을 높일 수 있는 계약 관리 전략을 적용하실 수 있을 것입니다.

• CLM이란 무엇인가요?
• 계약 관리 프로세스는 어떻게 되나요?
• 계약 관리 시스템이란 무엇인가요?

CLM이란 무엇인가요?

CLM이란 Contract Lifecycle Management의 약자로, 직역하면 ‘계약 수명 주기 관리’를 뜻합니다. 즉, 계약의 생성부터 종료까지 전체 생애 주기 동안 계약을 효과적으로 관리하는 것을 의미합니다.

전통적으로 많은 조직은 계약을 제대로 관리하지 않거나, 일일이 수작업으로 관리해 왔습니다. 계약을 진행할 때마다 문서를 출력하고, 볼펜으로 서명하고, 우편으로 주고받는 과정을 거쳤으며, 체결된 계약서는 담당자의 서랍에 아무렇게나 쌓이거나, 사무실 구석의 창고에 보관되었습니다. 사람이 관리하다 보니 청구일이나 갱신 기간과 같이 계약에 따른 일정을 놓치는 경우도 자주 발생하였습니다.

시간이 지나며 계약 관리라는 개념이 생기고, CLM 서비스가 탄생하며 기업은 계약을 디지털로 관리할 수 있게 되었습니다. 계약의 시작부터 이행, 컴플라이언스, 그리고 갱신의 단계까지 효율적인 관리가 가능해진 것입니다. CLM 서비스를 도입한 기업은 일정을 체계적으로 관리하고, 계약 관리 프로세스 단계를 단축할 수 있었습니다.

이처럼 CLM은 성장하는 조직 내에서 병목현상을 줄이며, 중요한 계약이 다음 단계로 원활하게 넘어가도록 도와줍니다. 예를 들어, 아래와 같은 문서를 주고받을 때 계약 생애 주기 관리는 매우 효과적입니다.

• 발주서/견적서
• 영업 계약
• 대출 서류
• 부동산 계약
• 임대 계약
• 직원 입사 제안서
• 비밀 유지 계약서 (NDA)

계약 관리 프로세스는 어떻게 되나요?

조직의 효율성을 높이고 싶은 경우 가장 먼저 살펴봐야 하는 것 중 하나가 바로 '회사의 계약 프로세스'입니다. 계약은 초안 작성부터 체결까지 거의 모든 조직에서 비슷한 과정을 거치지만, 계약 관리 프로세스 개선을 통해 계약 체결까지 소요되는 시간을 단축하거나, 오류를 피하거나, 수익을 증가시킬 수 있습니다. 개선 방법을 찾기 위해서는 우선 CLM 프로세스를 이해하는 것이 중요합니다.

CLM 프로세스의 다섯 단계

규모나 복잡성에 상관없이 모든 계약은 다섯 단계를 거쳐야 합니다. 그리고 이러한 단계를 이해하면 조직의 계약 프로세스에서 개선할 수 있는 부분을 보다 쉽게 발견할 수 있습니다.

1. 문서 생성

문서 생성은 모든 계약 관리 프로세스의 첫 번째 단계입니다. 계약 요청이 있을 때, 기존 계약서나 템플릿을 활용하여 계약서를 생성하는 것입니다. 초안을 작성하거나 계약에 필요한 정보를 조사하는 것도 이 단계에 포함됩니다.

2. 문서 수정 및 협상

계약서가 완성되면 회사 내부와 외부의 여러 이해관계자와 문서를 주고받게 됩니다. 계약서를 보내고, 수정하고, 조건을 협상하는 단계에 들어선 것입니다. 많은 계약이 이러한 수정 및 협상 단계에서 상당한 시간을 잡아먹기 때문에, 이 단계를 최적화하면 조직 운영의 비효율을 크게 개선할 수 있습니다.

3. 문서 서명

최근 들어 IT기술의 발달과 디지털 트랜스포메이션 흐름에 따라 점차 많은 비즈니스와 오퍼레이션이 온라인으로 이루어지고 있습니다. 이런 상황에서 대면으로 서명을 요청하는 과정은 계약 관리 프로세스에 병목이 될 수 있으며, 실제로 빠르고 편리한 계약 체결을 위해 전자 서명을 도입하는 기업이 증가하고 있습니다.

4. 계약 정보 및 일정 관리하기

계약 체결 후에는 계약에 대한 내용을 이행하고 관리해야 합니다. 임대 계약을 체결했다면 주기적으로 월세를 내고, 계약 만료 전에 갱신에 대한 논의를 진행해야 합니다. 제품 공급 계약이라면 계약한 일정에 따라 제품을 공급하고 대금을 청구해야 하고, 외주 계약이라면 약속된 일자까지 결과물을 완성해야 합니다. 이러한 계약의 일정을 놓친다면 회사의 신뢰도에 악영향을 줄 뿐만 아니라, 매출 및 현금흐름을 악화시킬 수도 있습니다.

5. 계약 정보 활용하기

계약이 종료된 이후에도 계약 관리는 필요합니다. 계약은 회사의 현황을 파악할 수 있는 중요한 자산이기 때문입니다. 예를 들어 직원의 근로계약서를 통해 회사가 지출하는 급여 합계를 파악할 수 있으며, 영업 계약서를 통해 회사의 올해 영업 매출을 계산할 수 있습니다. 이렇게 누적되는 계약이 많아질수록 보다 쉽게 현황을 파악하고 조직을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

계약 관리 시스템이란 무엇인가요?

CLM 시스템이란 조직/사업부에서 계약을 효율적으로 관리할 수 있도록 도와주는 소프트웨어 서비스입니다. CLM 시스템은 기존의 수작업 방식에서 벗어나서 견적서, 표준계약서, 계약 문서 템플릿 등 계약과 관련된 다양한 문서를 쉽게 저장하고 찾을 수 있도록 만들어 줍니다. 최종적으로 CLM을 도입한 기업은 보다 적은 리소스로 계약을 관리하고 조직을 운영할 수 있게 되는 것입니다.

CLM을 통해 계약이 관리되는 방법

일반적으로 계약 관리는 내∙외부의 여러 이해관계자 간의 지속적인 협력을 통해 이루어지는데요, CLM 서비스는 편리하게 계약을 관리할 수 있도록 계약과 관련된 모든 정보를 한 곳에 모아서 제공합니다.

대표적으로 CLM에서 제공하는 대시보드는 다른 이해관계자에게 따로 물어보지 않아도 계약의 현황을 쉽게 파악할 수 있도록 만들어 줍니다. 계약 일정이나 조건을 확인하기 위해 운영팀 직원에게 원본 자료를 요청하지 않아도, 서비스 내에서 만료가 임박한 계약을 모아보거나 자신이 담당한 계약서를 쉽게 확인할 수 있는 것입니다. 보안이 중요한 자료가 있다면 특정 팀/직원만 열람이 가능하도록 권한을 설정할 수도 있습니다.

다른 팀원이 쉽게 초안을 생성할 수 있도록 자주 사용하는 계약서 템플릿을 등록하거나, 더 빠르고 편리한 계약 체결을 위해 전자 서명을 요청하는 것 역시 가능합니다. 전자 서명을 이용하면 만날 장소와 일정을 조율할 필요 없이, 언제 어디서나 안전하게 계약을 진행할 수 있습니다.

CLM 서비스는 계약에 따른 일정 관리 기능도 제공합니다. 주요 계약 일정에 대해 알림을 발송하여 담당자가 관리하는 계약이 많거나 바쁜 경우에도 일정을 놓치지 않도록 도와줍니다.

최종적으로, 이렇게 통합된 계약 시스템을 통해 조직은 여러 이해당사자의 리소스를 절약할 뿐만 아니라 조직 운영의 안정성과 효율성 또한 높일 수 있습니다.

계약 관리를 자동화할 준비가 되셨나요?

CLM 서비스는 기존에 수동으로 이루어지던 작업을 자동화하여 계약의 여러 단계를 효율적으로 바꾸어 줍니다. 이를 통해 기업은 기존에 계약을 관리하던 직원의 리소스를 절약하고, 영업 및 조직 운영을 효율화 할 수 있습니다.

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