법무팀 실무자를 위한 워드 (MS Word) 사용법 가이드 (계약서 작성 팁, 워드 서식 만들기, 변경 내역 추적 활용법 등)

워드 프로세서로 공식적인 문서를 작성하고 편집할 때는 가독성을 높이고, 통일성을 부여하기 위해 일관된 양식으로 작성하는 것이 중요합니다. 하지만 초보 실무자의 경우 위와 같은 공식 문서 작성이 익숙지 않을 수 있는데요. 이번 글에서는 문서 작성을 글의 포맷 정의, 퇴고 과정으로 나누어 작성 요령을 알려드리겠습니다.

글의 포맷 정의

글의 포맷 정의는 단순히 보기 좋은 문서를 만드는 것을 넘어, 문서의 전문성과 신뢰도를 높이고, 실수 가능성을 줄이며, 협업과 검토를 효율적으로 만드는 핵심 작업입니다. 특히 계약서와 같은 공식 문서에서는 포맷의 일관성이 곧 신뢰로 연결되기 때문에 실무자라면 반드시 포맷 정의 단계를 거쳐야 합니다.

• 포맷 정의 단계

단계	내용
1. 문서 목적 설정	계약서, 보고서, 안내문 등 문서 유형과 목적 결정
2. 기본 서식 정의	글꼴, 글씨 크기, 줄간격, 정렬 방식 등 설정
3. 문단 구조 설정	제목/소제목 스타일, 문단 번호, 들여쓰기 등 정리
4. 표 및 목록 설정	표 스타일, 불릿/숫자 목록 양식 통일
5. 머리말/꼬리말 설정	회사 정보, 페이지 번호, 버전 등 추가
6. 템플릿 저장	설정한 포맷을 템플릿으로 저장하여 재사용

이와 같이 포맷을 정의할 때는 많은 과정들이 필요합니다. 특히, 2-3단계인 기본 서식과 문단 구조를 작성할 때가 가장 실수가 잦은 부분입니다. 아래에서는 실수를 줄이고 더 쉽고 빠르게 작성할 수 있는 몇 가지 요령을 글의 작성 과정에 맞춰 소개해보겠습니다.

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개요 수준 설정하여 목차 작성하기

기본 서식을 정의하면 제목과 소제목은 물론, 각 조항과 세부 항목들을 쓰고 아래 내용을 작성할 수 있습니다. 아래 ‘개요 수준’은 제목과 소제목, 본문과 같은 개요의 수준을 설정해주는 기능입니다. 이 기능을 사용하면 수십 개의 소제목으로 이루어진 문서도 바로 목차를 작성해 빠르게 서식을 정의할 수 있습니다.

[개요 수준 설정하기]

홈 - 단락 탭 - 개요 수준 / 혹은 서식 - 단락 - 개요 수준


보기 - 개요 에서 설정한 개요 확인

[설정한 개요 수준으로 목차 만들기]

위와 같이 개요를 만들어 두었다면, 해당하는 페이지로 빠르게 이동을 도와주기 위해 목차 페이지를 별도로 만들어 두면 독자에게 도움이 될 것 같습니다. 하지만 개별 페이지를 보면서 수동으로 목차를 만든다면, 수정이 있을 때마다 페이지 수를 바꿔야 해서 매우 불편하겠죠? 이때 필요한 기능이 자동으로 목차를 만들어주고, 실시간으로 반영되는 '개요 수준' 목차입니다.

참조 - 목차 - 사용자 지정 목차

옵션 - 개요 수준 체크

위와 같이 따로 목차를 하나 하나 입력하지 않아도 미리 설정한 설정대로 목차가 만들어집니다.

워드 서식 복사(Ctrl+Shift+c / Ctrl+Shift+v)

개요를 설정해 목차를 작성했다면 목차 아래에 있는 내용을 작성해야 합니다. 큰 서식을 정의했다면 아래 내용도 글의 서식을 맞춰야 가독성이 좋아지는데요. ‘워드 서식 복사’는 글꼴, 개요 수준 등 설정을 복사하는 기능입니다. 내용이 아닌 설정 복사이기 때문에 레이아웃만 그대로 복사하여 내용을 작성할 때 유리합니다.

편집 화면 나누기

문서의 내용이 대강 작성되었을 때 여러 페이지를 비교해가며 디테일을 정해야 할 때가 있습니다. [편집 방향 바꾸기]는 여러 장을 비교할 때 좋은 기능입니다. 특히, 화면을 두 페이지로 나눠 한 페이지는 고정한 뒤, 특정 페이지만 바꿔서 보고 싶을 때 사용할 수 있습니다.

페이지 방향 바꾸기

만약 계약서에서 첨부해야 할 파일이 가로로 보여져야 한다면 어떻게 해야 할까요? 문서 전체의 레이아웃을 바꾸는 것이 아니라, 일부만 바꾸어야 한다면 '구역'을 만들 수 있습니다. 아래와 같이 '구역'을 만들어서 설정하면 원하는 페이지만 방향을 바꾸어 구성할 수도 있습니다. '구역'에서는 해당 구역에만 해당하는 설정을 별도로 할 수도 있으니 참고하세요.

레이아웃 - 나누기 - 구역 나누기 - 다음 페이지부터 구역 나누기

방향을 바꾸고 싶은 페이지에 커서 두기 - 레이아웃 - 방향 - 가로 또는 세로

페이지끼리의 여백 숨기기

긴 글을 작성했을 때 페이지가 나눠져 흐름이 끊긴다면, 이 기능을 사용해 문서를 끊기지 않고 여백 없이 볼 수 있습니다.

페이지 사이에 커서를 가져간 뒤, '공백을 숨기려면 두 번 클릭합니다.' 라는 알림창이 나오면 더블 클릭

글의 퇴고 과정

컴퓨터로 글을 쓰는 이들은 글쓰기의 본질이 고쳐쓰기라는 사실을 알지 못한다. 글을 막힘 없이 술술 써낸다고 해서 글을 잘 쓰는 것은 아니다. by 윌리엄 진서, ‘글쓰기 생각쓰기’

글은 한 번에 완성될 수 없습니다. 회사에서 문서를 작성할 때 역시 퇴고는 단순한 맞춤법 수정이 아니라, 문서의 정확성·전달력·신뢰도를 높이기 위한 필수 과정입니다. 초안에서는 놓치기 쉬운 오류나 모호한 표현, 불필요한 중복을 바로잡아 내부 커뮤니케이션의 오해를 줄이고, 외부 전달 시 기업의 전문성과 신뢰를 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 아래는 글의 작성을 지나 퇴고 과정에서 쓰일 수 있는 워드 사용 요령입니다.

변경 내용 추적

회사 문서는 여러 사람의 검토가 필요합니다. [변경 내용 추적]은 문서 수정 과정에 어떤 사람이 어떻게 수정했는지의 과정을 보여주는 기능입니다. 이 기능을 켜면 문서 내에서 수정된 내용이 빨간색으로 표시됩니다.

검토 - 검토 내용 추적


검토 내용을 반영하기 위해서는, '적용' 버튼을 눌러 하나씩 문서의 수정 내용을 적용할 수 있습니다.

이 때, 먼저 파일을 새로 저장해서 검토 버전(마크업 버전 - markup version)과 검토 완료 버전 (클린 버전 - clean version)을 둘 다 공유해 상대방에게도 어떤 내용이 편집되었는지 알려줄 수 있고, 추가 수정은 클린 버전에 해서 마찬가지로 수정 내역을 추적하여 소통을 편하게 전달받을 수 있습니다.

변경 내용 적용 전 / 후

서식 추적 켜기 / 끄기

누군가가 작성한 문서를 검토자로서 확인할 때, 혹은 어떻게 수정됐는지 확인할 때 보통은 서식보다 내용이 중요한 경우가 많습니다. 하지만 변경 추적 내용은 서식 수정/삭제 내역까지 표시하기 때문에 오히려 이 내역이 문서를 검토하는 데 방해되는 경우가 있습니다. 이때 내용만 확인하고 서식 수정 내용을 보지 않게 설정할 수도 있습니다.

검토 - 변경 내용 확장 탭 - 서식 체크 해제



계정 이름 바꾸기(검토자 구별)

‘변경 내용 추적’은 누가 수정했는지도 확인할 수 있습니다. 이때 수정자 혹은 검토자가 누구인지 구분할 필요가 있을 때 [계정 이름 바꾸기]를 통해 자신의 이름을 직접 설정할 수 있습니다.

파일 - 옵션 - Microsoft Office 개인 설정

파일 속성 개인 정보 제거

하지만 가끔 이름이 제대로 뜨지 않고 ‘만든 이’로 뜨는 경우가 있습니다. 이때는 '파일 속성 개인 정보 제거' 기능을 사용해주면 됩니다.

파일 - 옵션 - 보안 센터 - 보안 센터 실행

개인 정보 옵션 - 저장 시 파일 속성의 개인 정보 제거

문서 정보 검사 - 작성자 이름 삭제하기

검토자 이름이 자신이 설정한 이름으로 제대로 나오더라도 반대로 이 작성자 이름 자체를 삭제해야 하는 경우도 있습니다. 예를 들어, 외부에서 파일이나 서식을 갖다 쓴 경우입니다. 이때 외부의 이름(예, 프릭스)으로 뜨면 작성자가 누구인지 헷갈리기 때문에 작성자 이름을 초기화 해주는 이 기능이 필요합니다.

파일 - 옵션 - 정보 - 문제 확인 - 문서 검사

문서 검사- 검사

문서 속성 및 개인 정보

워드 비교본 작성(검토-비교)

한 문서 안에서의 수정 내용을 볼 수 있는 ‘변경 내용 추적’ 뿐만 아니라 다른 문서끼리의 비포/애프터를 비교해볼 수도 있습니다. 이 기능을 이용하면 각각의 파일이 불러오기 되어 각 두 문서의 차이점을 찾아줍니다.

검토 - 비교

원본 문서와 비교 문서 파일 제목 선택

비교 화면

위 문서는 사용자가 글자 내용을 ‘원본’에서 ‘수정본’으로 바꾸고 파일도 따로 저장했습니다. ‘비교’ 기능은 두 문서의 내용을 빨간 줄과 함께 글이 ‘원본’에서 ‘수정본’으로 바뀐 것을 비교해줍니다.

법무팀의 더 나은 업무 환경을 위해

이번 글에서는 문서의 작성 과정을 중심으로 실무에서 바로 활용할 수 있는 워드 기능을 소개해드렸습니다. 앞으로도 법무 현업에 도움이 될 수 있는 실용적인 팁과, 업무 효율을 높일 수 있는 다양한 방법들을 프릭스 블로그를 통해 꾸준히 소개해드릴 예정이니, 자주 방문해주세요! 법무팀의 더 나은 업무 환경을 위해 프릭스도 함께 고민하고 노력하겠습니다