Paperless를 넘어 Fileless로: 디지털 시대의 혁신적 계약관리 솔루션(CLM)

디지털 트랜스포메이션(DT)이 가속화되는 시대, 기업의 계약관리도 빠르게 진화하고 있습니다. 미국을 비롯한 글로벌 시장에서는 이미 ‘CLM(계약관리 솔루션)’이 법무팀과 계약 담당자들의 업무 효율화를 이끄는 핵심 도구로 각광받고 있습니다. 국내에서도 점차 관심을 받고 있지만, 아직은 생소하게 여겨지는 경우가 많습니다.

이번 글에서는 CLM의 개념과 디지털 트랜스포메이션(DT) 시대에 필요한 차세대 계약관리 전략을 살펴보고, 해외 법무팀의 AI 도입 동향을 통해 국내 기업이 나아갈 방향성을 제시하고자 합니다.

1. DT 시대의 계약관리 패러다임 변화: Paperless에서 Fileless로

1.1 종이 문서를 넘어 전자파일까지 사라지는 시대

최근 몇 년 사이 전자계약이 보편화되면서 많은 기업들이 종이 문서를 없애고(Paperless) 업무 효율과 비용 절감을 실현했습니다. 그러나 파일 형태(PDF, 워드, 이미지)로 여러 곳에 산재된 계약서가 새로운 문제가 되고 있습니다. 계약서 뿐만 아니라 부수되는 견적서, 인보이스, 부록 등의 파일도 메신저, 이메일 및 개별 PC에 돌아다니고 있습니다.

이렇듯 계약서가 파일 형태로만 분산 관리되면, 보안 취약점이 생기고 적시에 가장 최근의 & 최종적인 계약서를 찾기 어려워 업무 지연이 발생합니다. 더 나아가 계약서 내 중요한 조항이나 의무 사항도 체계적으로 파악하기 어렵습니다.

2.2 차세대 전략: Fileless와 내용 중심 관리

DT 시대의 새로운 계약관리 전략은, 종이 서류는 물론 파일 자체도 최소화해 계약의 진정한 Digitalization을 추구합니다. 계약서의 파일 자체 보다는 계약의 ‘내용’을 중심으로 한 진정한 통합 관리를 목표로 합니다.

• 클라우드 기반 플랫폼: 계약서와 첨부 문서 모두 안전한 클라우드 공간에서 중앙집중형으로 보관하고 통제합니다. 계약서에 대한 접근 기록을 기록하고, 실물 계약서도 클라우드로 전환합니다.
• 데이터베이스화: 계약서 내용(조항)을 구조화하고, 검색과 분석이 용이하도록 데이터베이스 형태로 변환·관리합니다. 이때 고급 검색 기능을 통해 손쉽게 계약서를 분류하고, 관리할 수 있습니다. 모래알에서 바늘 찾는 것이 가능하게 됩니다.
• 협업 및 보안 강화: 외부 협업 시, 메신저나 이메일이 아니라 보안이 강화된 플랫폼 내부에서 커뮤니케이션하고, 권한 설정 등을 통해 중요 정보가 불필요하게 유출되지 않도록 제어합니다.

이러한 Fileless 전략을 성공적으로 구현하려면 강력한 CLM 솔루션과 기업의 프로세스 혁신 의지가 필수적입니다.

2. CLM이란 무엇인가?

구체적으로, (1) 계약 체결을 위한 워크플로우(Workflow)와, (2) 체결된 계약서를 체계적으로 보관·활용하기 위한 레포지토리(Repository)를 핵심 구성요소로 합니다.

(1) Workflow(워크플로우)

워크플로우는 계약의 체결을 위한 회사 내부 및 외부에서 필요한 일련의 프로세스를 통칭하는 용어로서 효율적으로 계약이 체결될 수 있도록 내부 프로토콜을 미리 정해둔 것을 의미합니다.

• [템플릿] 계약 유형별로 표준 템플릿을 미리 등록해 두면, 계약서 초안을 빠르고 정확하게 작성할 수 있습니다. 매번 법무팀에 초안을 요청하지 않아도 되므로 효율성이 높아집니다.
• [법무검토] 필요 시 사전에 법무검토를 거치도록 프로세스를 설정하여 예상치 못한 리스크를 줄일 수 있습니다. 금액이나 계약 상대방이 특정 범위를 벗어나지 않으면 검토를 생략하도록 설정할 수도 있습니다.
• [내부결재] 위임된 범위 내의 계약은 간소화하고, 일정 금액 이상은 반드시 결재를 거치게 하는 식으로 조건별 프로세스 설정이 가능합니다.
• [외부 협상] 계약 상대방과의 문안 협의, 검토 의견 반영을 원활하게 진행하고 최종 합의안을 확정합니다.
• [계약 체결] 전자계약 기능이 제공되며, 서명날인한 계약서를 등록하여 관리할 수 있는 기능도 제공됩니다.

즉, 회사에서는 비즈니스의 성격 및 내부 상황에 맞게 체결 전 프로세스를 정립할 수 있고, 각 계약의 유형에 맞게 워크플로우별로 별도의 프로세스를 둘 수 있습니다.

이러한 계약 체결에 관한 모든 이력은 히스토리에 저장되며, 계약서의 버젼 관리를 통해 하나의 계약이 체결되는 프로세스를 통제 및 관리할 수 있습니다.

(2) 계약서 관리(Repository)

CLM 솔루션의 레포지토리는 회사가 체결한 모든 계약서를 통합 보관·관리하고, 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있도록 돕습니다.

• 계약서의 주요 정보 등록 및 관리
  • 계약서의 다양한 정보들(계약 상대방, 계약기간, 해지권 유무, 자동갱신 유무, 위약벌 조항 등)을 등록할 수 있습니다.
• 여러 조건별 검색(상대방, 기간, 특정 조항의 유무 등)
  • 임의해지권이 있는 계약서를 sorting 하거나, 만기가 임박한 계약서를 조회할 수 있습니다.
• 만기 및 갱신 관리
  • 계약 기간이 만료되기 전 자동으로 알림을 주고, 해지나 갱신 시 필요한 조치를 빠르게 취하도록 도와줍니다. 또한 계약서 텍스트를 분석하여 위험 조항이나 준수해야 할 의무사항을 모니터링합니다.
• 권한 관리
  • 일반적인 전자계약 서비스와 달리 각 유저별로 계정을 갖게 되고, 계약서별 접근 권한을 설정하여 보안성을 강화합니다.
• 대시보드
  • 국가별 계약 체결 비중, 어떤 부서가 얼마만큼의 계약을 체결하고 있는지, 리스크가 높은 계약이 어디에 집중되는지 등에 대한 종합적인 데이터를 제공해, 전략적인 의사결정을 지원합니다.

결국 CLM은 계약 프로세스 전 단계를 일원화하여 효율성과 투명성을 극대화하는 솔루션이며, 국내에서도 그 중요성을 점차 인식하고 도입을 검토하는 기업이 늘어나고 있습니다.

3. 한국 기업들의 CLM 도입 필요성

글로벌 기업들이 이미 CLM 도입을 가속화하고 있는 만큼, 국내 기업들에게도 계약의 전 주기 전반을 효율적으로 관리할 수 있는 통합 플랫폼이 필요해지고 있습니다.

1. 계약서 양의 폭발적 증가
   • 기업들이 국내외 사업을 확장하면서 다양한 국가, 언어, 형태의 계약서가 생성됩니다.
   • 팀 단위 혹은 담당자 개인 PC에 파일이 흩어지기 쉬워, 체계적인 관리가 어려워집니다.
2. 리스크 관리 및 컴플라이언스 요구 증대
   • 개인정보보호, 공정거래, 금융, 의료 등 각 산업 분야별 규제가 강화되면서 계약서상 준수 사항이 복잡해지고 있습니다.
3. 계약 관리 프로세스의 디지털 전환(DT)
   • 전자계약 등 기술 도입으로 종이 사용은 줄어들었지만, 여전히 PDF·이미지 파일 형태로 군데군데 보관되어 보안 취약점과 정보 누락 가능성이 높아지고 있습니다.

4. 기존의 서비스와 CLM의 차이점

한국에서는 아직까지 ‘CLM(계약관리 솔루션)’이라는 단어가 익숙하지 않아, ‘법무관리 시스템’, ‘전자계약 서비스’, ‘ERP/그룹웨어’ 등을 부분적으로 활용하는 경우가 많습니다. 그러나 CLM은 이들과 개념 및 범위에서 큰 차이가 있습니다.

• 법무관리 시스템
  • 회사의 법무팀이 업무와 관련되어 사용하는 법률 질의 및 소송관리에 특화된 솔루션입니다. 계약서에 대한 법무검토 기능을 제공하지만, ‘워크플로우’ 및 ‘계약서 관리’ 관련 기능이 부족합니다.
  • 주로 유저가 “법무팀”일 것을 전제로 하며, On-Premise 구축형 제품에 주력합니다.
• 전자계약 서비스
  • 전자서명과 체결 자체에 집중한 제품으로 계약 체결 전 검토 프로세스나 체결 후 관리 기능이 제한적입니다. 특히, 전자계약 서비스는 하나의 계정을 공유하는 경우가 많아서 체계적인 권한 관리가 어렵다는 단점을 갖습니다.
  • 전자서명으로 가장 유명한 미국 기업인 DocuSign은 2018년 계약관리 솔루션 ‘Spring CM’을 인수하고 제품명을 ‘Docusign CLM’으로 바꾸어 기존 전자서명과 별도로 서비스하고 있습니다.
• ERP/그룹웨어
  • 기업 전반의 협업 및 내부 결재에 초점을 맞추고 있어, 계약 관련 기능은 단순 문서 관리나 결재 프로세스에 국한되는 경우가 많으며, 계약관리 고유의 목적을 달성하기에 부족합니다.
  • 이미 ERP/그룹웨어를 사용하는 고객들도 별도의 계약관리 솔루션을 찾는 경우가 많습니다.

즉, CLM(계약관리 솔루션)은 계약 체결 전후 모든 단계를 통합 관리함으로써, 워크플로우 + 레포지토리를 한 플랫폼에서 구현하는 점이 가장 큰 특징입니다.

5. 해외 법무팀의 AI 도입 현황과 시사점

CLM은 법무 분야의 AI 도입의 가장 중요한 핵심 플랫폼입니다. 글로벌 로펌이나 대기업 법무팀은 이미 AI 계약 분석 기술을 적극 도입해 업무 효율성을 높이고 있습니다.

5.1 해외 법무팀의 AI 도입 현황

출처 : State of AI in Legal Report, Ironclad, 2024

• 높은 도입률 : 법률 전문가의 74%가 이미 AI를 활용 중이며, AI 활용으로 업무가 개선되었다는 응답은 92%에 달합니다.
• 인하우스 법무팀 중심 : 기업 내 법무팀의 AI 도입률이 84%로, 로펌(60%)에 비해 훨씬 앞서 있습니다. 인하우스 팀이 혁신을 주도하는 셈입니다.
• 계약관리 영역에서 활발히 활용 : 계약 검토, 디지털화, 위험 평가, 계약 분석 등 계약관리 전 과정에 AI가 사용되고 있습니다.

5.2 주요 AI 활용 영역

• OCR 및 조항 식별: 계약서별 주요 정보를 자동으로 식별하고, 태그를 부여하여 휴먼 에러를 감소시키고, 업무를 효율화 합니다.
• 계약서 요약: 계약의 주요 내용을 요약하여 계약서의 전부를 읽지 않고도 주요 내용을 확인할 수 있는 기능을 제공합니다.
• 계약서 추출 및 비교: 과거 유사한 유형의 계약서에서 성공적으로 활용된 조항이나 위험 부문을 자동 추출·추천합니다.

이러한 흐름은 국내 법무팀에게 계약관리의 선제적 디지털화가 중요함을 시사합니다. 먼저 CLM을 도입해 계약 데이터가 일원화되고 축적되어야만, 이후 AI 기반 분석 기능을 제대로 활용할 수 있기 때문입니다.

마무리

국내 법무팀에 있어 ‘CLM(계약관리 솔루션)’은 아직 생소한 개념일 수 있습니다. 하지만 해외에서는 법무 업무 효율화와 리스크 최소화의 핵심 솔루션으로 자리 잡았고, 디지털 트랜스포메이션(DT)이 가속화되는 지금, 도입을 검토할 적기입니다. 종이문서를 넘어 파일까지 사라지는 차세대 환경에서, 통합 플랫폼과 AI 분석 기술은 곧 계약관리의 표준이 될 것입니다.

따라서, 지금이 바로 ‘CLM(계약관리 솔루션)’ 도입을 고려할 최적의 시점입니다. 디지털 트랜스포메이션이 진행됨에 따라 법무팀은 더 이상 단순한 계약서 관리에 그치지 않고, 전략적 자산 관리자로서의 역할을 강화할 수 있습니다.

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