영업팀의 A대리는 중요한 계약을 앞두고 지난 분기에 비슷한 계약을 진행했던 B대리의 파일을 찾아 헤맵니다. 하지만 조항마다 미세하게 다르고, 어떤 기준으로 검토했는지 히스토리가 남아있지 않아 결국 법무팀에 처음부터 다시 검토를 요청합니다. 법무팀은 밀려드는 계약서 검토 요청에 오늘도 야근입니다.

익숙하지만, 어딘가 잘못되었다는 느낌을 지울 수 없는 이 풍경, 귀사의 이야기는 아닌가요?

사실 계약 관리에도 전 세계적으로 통용되는 ‘표준’이 있다는 사실, 알고 계셨나요? 비효율적인 계약 관리로 인해 기업은 연간 수익의 최대 9%까지 손실을 볼 수 있다고 합니다. 눈에 보이지 않는 비용과 리스크가 회사의 성장 발목을 잡고 있는 셈입니다.

한국에서는 아직 낯선 이 글로벌 표준, 프릭스 팀이 먼저 핵심만 요약해 공유합니다. 저희가 직접 번역한 CMS 표준 전체 번역본도 무료로 제공해 드리니, 귀사의 계약 프로세스를 점검하고 한 단계 발전시키는 데 실질적인 도움이 되기를 바랍니다.

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• 담당자마다 다른 방식으로 계약서를 검토하고, 주고받은 내용을 일일이 수기로 정리하고 있는 법무팀

• 예전부터 해오던 방식이라는 이유로, 사실은 비효율적인 프로세스를 그대로 따르고 있는 운영팀

  
  

발간 기관 소개

표준의 공신력

• ANSI(미국표준협회) 승인: ANSI는 ISO의 미국 대표 기관으로, 본 계약관리 표준은 ANSI가 승인한 미국 국가 표준으로서 절차와 내용의 신뢰성을 공인받았습니다.

• 글로벌 범용성: 특정 국가나 산업에 국한되지 않고, 전 세계 대부분의 사법권과 시장에 적용 가능하도록 설계된 계약관리의 글로벌 표준입니다.

발간 기관

• Commerce & Contract Management Institute (CCM Institute)(링크):

  CCM Institute는 거래와 계약의 표준을 발전시켜 더 나은 거래 결과를 창출하는 것을 목표로 하는 비영리 기관입니다.

공동 발간 기관

• World Commerce & Contracting (WorldCC)(링크):

  WorldCC는 전세계 180개국, 2만 개 이상의 기업에 소속된 8만명 이상의 회원을 보유하고 있으며, 신뢰할 수 있는 거래 관계 구축을 돕는 것을 목표로 하는 비영리 협회입니다.

• National Contract Management Association (NCMA)(링크):

  NCMA는 계약관리 분야의 전문 직업인을 육성하고, 커뮤니티를 강화하는 것을 목표로 하는 전 세계 2만 명 이상의 계약관리 전문가로 구성된 커뮤니티입니다.

계약 관리의 글로벌 표준: CMS™ 살펴보기

계약 관리 표준(Contract Management Standard™, CMS)은 계약이라는 복잡한 과정을 체계적으로 안내하는 글로벌 프레임워크입니다. 이 표준은 계약의 시작부터 끝까지 모든 단계에 적용되는 5가지 요소로 구성되어 있습니다

• 지침 원칙 (Guiding principles): 계약 업무의 기본 철학이자 행동 강령입니다

• 계약 생애 주기 단계 (Contract Life Cycle phases): 체결 전, 체결, 체결 후의 3단계로 구성된 계약의 전체 흐름입니다

• 도메인 (Domains): 각 단계 내에서 결과물을 만들어내는 주요 활동 분야입니다

• 역량 (Competencies): 각 영역의 목표를 달성하기 위해 필요한 구체적인 프로세스 및 능력입니다

• 직무 과업 (Job tasks): 계약 관리자가 수행해야 하는 세부 업무입니다

PART 1: 계약 관리의 7가지 황금률, 지침 원칙

지침 원칙은 계약 수명 주기 전체에 걸쳐 계약 관리자가 가져야 할 자세와 접근 방식을 정의합니다. 이는 단순히 무엇을 해야 하는지를 넘어 어떻게 해야 하는지에 대한 인사이트를 제공합니다.

1. 지식, 기술 및 역할: 계약 관리는 전문 지식과 기술을 필요로 합니다. 예산 관리, 리스크 관리, 협상 등 다양한 기술이 필요하며, 때로는 리더, 정보 전달자, 의사 결정자 등의 여러 역할을 수행해야 합니다.

2. 상업적 통찰력: 단순히 계약서의 문구에만 얽매이는 것이 아니라, 시장 상황, 경쟁 환경, 조직의 전략적 목표를 아우르는 넓은 시야를 갖추는 것입니다. 계약을 비즈니스를 성공으로 이끄는 전략적 도구로 활용하는 능력을 의미합니다.

3. 비즈니스 윤리: 의사결정의 기준이 되는 원칙으로, 기밀 유지, 공정성, 존중, 신뢰를 바탕으로 업무를 수행해야 합니다. 윤리 원칙을 준수하는 것은 계약 관리 프로세스의 신뢰를 구축하는 데 필수적입니다.

4. 규정 준수: 계약과 관련된 모든 법률, 정부 규제, 회사 정책 등을 철저히 지키는 것입니다. 무역 관련 규제, 저작권법, 데이터 보호법 등 국내외의 다양한 규정을 파악하고 준수해야 합니다.

5. 상황 평가: 과거의 성공과 실패 경험에서 얻은 교훈을 현재와 미래의 계약에 적극적으로 적용하는 능력입니다. 시장 조사를 통해 얻은 정보를 활용하고, 조직의 비전과 목표에 부합하도록 요구사항을 관리하며, 지속적으로 프로세스 개선 기회를 찾아야 합니다.

6. 팀 역학: 계약은 엔지니어링, 재무, 법무, 물류, 프로젝트 관리 등 다양한 분야의 전문가들과 협업하는 팀플레이입니다. 구매자와 판매자 팀은 계약이라는 공동의 목표 달성을 위해 원활하게 소통하고 협력해야 합니다.

7. 의사소통 및 문서화: 모든 관련 당사자 간의 효과적인 의사소통은 성공적인 계약 관리의 핵심입니다. 특히 의사결정의 근거, 상호 합의된 기대치, 리스크 관리 계획, 성과 문제 등 중요한 내용은 명확하고 간결하게 문서로 기록하고 관리해야 합니다.

PART 2: 계약의 여정, 3단계 수명 주기

계약 수명 주기는 계약이 탄생하고 이행된 후 종료되기까지의 전 과정을 체계적으로 보여줍니다. 3단계와 5개의 영역으로 구성되어 있습니다.

1단계: 체결 전 (Pre-award Phase)

본격적인 계약에 앞서 치밀한 계획과 전략을 수립하는 단계입니다. 이 단계에서의 성공이 전체 계약의 성패를 좌우하기도 합니다.

• 영역 1: 구매 전략 개발: 구매자가 자신의 요구사항을 명확히 정의하고 시장을 분석하여 최적의 구매 전략을 수립하는 과정입니다. 이 과정에는 요구사항 구체화, 시장 조사, 공급업체 물색, 평가 기준 설정, 제안 요청서 준비 등의 직무가 포함됩니다.

• 영역 2: 판매 전략 개발: 판매자가 구매자의 요구에 맞춰 계약을 수주하기 위한 전략을 개발하고 매력적인 제안을 준비하는 과정입니다. 구매자 요구사항 분석, 경쟁 환경 평가, 리스크 관리 전략 수립, 가격 책정, 제안서 제출 등의 직무가 여기에 해당합니다.

2단계: 계약 체결 (Award Phase)

구매자와 판매자가 합의를 통해 법적 효력을 갖는 계약을 형성하는 단계입니다.

• 영역 3: 계약 형성: 제출받은 제안을 공정하게 평가하고, 상호 이익이 되는 조건에 합의하기 위해 협상을 진행하며, 최적의 공급자를 선정하여 계약을 공식적으로 체결하는 모든 과정을 아우릅니다. 이 과정에서 불필요한 계약 이행 리스크를 줄이는 것이 핵심입니다.

3단계: 체결 후 (Post-award Phase)

계약서에 서명한 이후, 계약 내용을 실제로 이행하고 성공적으로 마무리하는 단계입니다.

• 영역 4: 계약 이행: 계약서에 명시된 기술적, 비기술적 요구사항을 이행하고, 정해진 품질 기준을 충족하는지 확인하며, 필요한 경우 하도급 업체를 관리하고, 계약 기간 중 발생하는 변경 사항이나 분쟁을 처리하는 등 계약을 실질적으로 운영하는 과정입니다.

• 영역 5: 계약 종료: 계약의 모든 의무가 완수되었는지 최종적으로 확인하고, 미결제 대금을 정산하며, 계약을 공식적으로 종결하는 과정입니다. 계약 기간을 다 채우고 정상적으로 끝나는 계약 만료(Close out contract)와, 문제 발생 등으로 중간에 계약을 끝내는 계약 해지(Terminate contract) 두 가지 경우가 있습니다.

실제 업무에서는 어떻게 쓰면 되나요?

본 표준은 다소 포괄적인 주제를 다루고 있어 이 자체가 실무의 가이드라인이 되기 보다는, 우리 조직에서의 (주로 상거래 과정에서의) 계약 과정에서 빠진 과정이 있는지, 계약 과정이 온전하게 진행되는지를 판단할 수 있는 체크리스트로 사용하면 좋습니다.

아래와 같이 확인해 보세요.

1. 현실(As-Is) 프로세스 진단 및 차이(Gap) 분석

현재 진행 중인 계약 1~2개를 골라, 이 표준의 계약 수명 주기(I-B)에 대입해 보세요. 가령 아래와 같이 할 수 있습니다.

• 체결 전 (2.0): 우리 회사는 구매 전략 계획(2.1.1) 시 f. 위험 관리 대장(Risk Register) 작성을 하고 있나요? 판매 전략 계획(2.2.1) 시 f. 경쟁 평가를 체계적으로 하고 있나요?

• 체결 (3.0): 제안 평가(3.1.1) 시 d. 원가 분석을 제대로 수행하고 있나요?

• 체결 후 (4.0): 계약 이행(4.1.1) 시 f. 판매자 성과 평가를 정기적으로 문서화하고 있나요?

이렇게 표준의 직무 과제(Job tasks)를 하나씩 보며 현재 우리가 하고 있는 것, 안 하고 있는 것, 약하게 하고 있는 것을 체크하는 것만으로도 당장 개선할 지점이 보입니다.

2. 실무 체크리스트 및 템플릿 개발

표준의 직무 과제 목록을 실무에서 바로 쓸 수 있는 체크리스트로 만드세요. 표준이 무엇(What)을 알려주니, 우리는 어떻게(How)를 채워 넣는 것입니다.

• 예시: 4.2.2 계약 완료 체크리스트 만들기

  • [ ] 최종 이행 검증 및 합의 (누가, 언제)

  • [ ] 미해결 이슈/클레임 종결 확인 (e.g., a. 계약 완료 의견 불일치 해결)

  • [ ] 하도급 정산 및 완료 (e.g., 5. 하도급 정산 및 완료)

  • [ ] 최종 지급 및 재정 의무 완료 (e.g., 7. 지급/재정 의무 완료)

  • [ ] 계약 종료 공식 문서(확인서) 서명 (e.g., 8. 계약 확정)

  • [ ] 계약 회고 및 교훈 문서화 (e.g., 9. 계약 회고 및 공유)

이렇게 만들면 포괄적이었던 표준이 실무에서 사용할 수 있는 업무 도구가 됩니다.

3. R&R(역할과 책임) 명확화

계약 업무는 여러 부서(영업, 법무, 재무, PM 등)에 걸쳐 있습니다. 이 표준을 기준으로 R&R을 명확히 할 수 있습니다.

표준은 각 직무 과제마다 (B)구매자, (S)판매자, (J)공동 책임을 구분해 두었습니다. 이를 우리 회사 실정에 맞게 RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) 차트로 구체화해 보세요.

• 예시: 3.1.3 협상 수행

  • (J) 협상 수행: (R)영업팀, (A)영업 본부장, (C)법무팀/재무팀

  • a. 제안 변경에 합의하고 문서화: (R)영업팀, (C)법무팀

이렇게 하면 '그건 법무팀 일 아닌가요?', '영업에서 알아서 했어야죠' 같은 책임 공방을 줄이고 협업을 명확하게 정의할 수 있습니다.

지금까지 세계적인 기관들이 공인한 계약관리 표준(CMS)의 핵심 내용을 살펴보았습니다. 아마 많은 분들이 '우리 회사에 꼭 필요한 이야기'라고 공감하셨을 겁니다.

이 표준은 완성된 답안지가 아니라, 우리가 답을 더 잘 찾도록 도와주는 질문지입니다. 이 질문지를 활용해 조직의 계약 관리 수준을 한 단계 높여보시기 바랍니다.

이제 주먹구구식 계약 관리는 선택지에 없습니다. 체계적인 프로세스 없이 낭비되는 시간과 비용, 그리고 언제 터질지 모르는 법적 리스크를 안고 가는 것은 더 이상 현명한 방법이 아닙니다. 계약 프로세스를 글로벌 표준에 맞춰 정립하는 것은 단순히 업무를 편하게 만드는 것을 넘어, 절약된 리소스와 줄어든 리스크만큼 새로운 성장의 기회를 확보하는 가장 확실한 투자입니다.

오늘 소개해 드린 내용들이 귀사의 비즈니스에 실질적인 터닝포인트가 되기를 바랍니다. 물론, 이 모든 계약 전주기 관리 프로세스를 내부적으로 구축하고 관리하는 것은 또 다른 도전일 수 있습니다. 바로 이 지점에서 계약관리 솔루션(CLM)이 해답이 될 수 있습니다. CLM 서비스를 활용하면 계약의 생성부터 종료까지, 오늘 살펴본 모든 표준 프로세스를 하나의 플랫폼에서 효과적으로 관리하고 자동화할 수 있습니다.

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계약관리의 글로벌 표준을 이해하고, 회사에 적용하실 수 있도록 프릭스 팀이 번역한 무료 번역본을 공유드립니다. 아래에 양식을 입력해주시면, 입력하신 회사 이메일로 번역본을 발송해 드립니다.

자료 활용 가치

• 기업 내 계약관리 프로세스 표준화 및 체계화

• 계약 담당자 및 관련 부서 역량 강화를 위한 교육 자료로 활용

• 글로벌 파트너사와 원활한 커뮤니케이션과 협업 기반 마련

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오늘 소개해 드린 내용이 귀사의 계약 관리 프로세스를 한 단계 발전시키는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 앞으로도 저희는 계약관리, 법무 지식 등 기업 성장에 꼭 필요한 양질의 콘텐츠로 꾸준히 찾아뵙겠습니다. 많은 관심 부탁드립니다.

혹시 계약 관리를 넘어, 사내 법무팀의 역할과 구축에 대해 고민하고 계신가요? 그렇다면 다음 가이드가 분명 도움이 될 것입니다.