엔터프라이즈 기업을 위한 계약관리, 어떻게 혁신할 수 있을까요?

기업의 규모가 커질수록 계약 관리의 중요성은 더욱 커지고 있습니다. 특히 IPO를 준비하거나 외부감사 대상 기업이라면 체계적인 내부 통제 시스템 구축이 필수적인데요. 그중에서도 계약 관리 프로세스 정립은 가장 중요한 과제 중 하나입니다. 오늘은 엔터프라이즈 기업들이 직면한 계약 관리의 도전 과제와 이를 해결할 수 있는 방안에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다.

엔터프라이즈 기업이 직면한 계약관리의 도전 과제

1. 내부 통제 강화의 필요성

기업이 성장하면서 가장 먼저 마주하게 되는 것이 내부 통제 시스템 구축입니다. 특히 외부감사 요건을 달성한 법인이나 상장을 준비하는 기업이라면 더욱 엄격한 내부 통제 기준을 갖추어야만 하는데요. 계약 관리는 이러한 내부 통제의 핵심 요소입니다.

계약 체결 과정의 투명성을 확보하고 전결권자의 승인 절차를 준수하는 것은 물론, 계약 이행 상황을 지속적으로 모니터링하고 관련 기록을 체계적으로 보관하는 것까지, 모든 과정이 완벽하게 관리되어야 합니다. 이는 기업의 성장을 위해 반드시 갖춰야 할 필수 요소라고 할 수 있죠.

2. 복잡한 계약 프로세스 관리

대기업과 중견기업의 경우 다양한 부서와 이해관계자가 계약 프로세스에 관여하게 됩니다. 이 과정에서 여러 가지 문제가 발생할 수 있는데요. 부서간 협업 과정에서 커뮤니케이션 오류가 발생하기도 하고, 계약 검토 및 승인 절차가 지연되는 경우도 많습니다. 또한 계약 이력을 추적하기 어렵고 계약 관련 문서가 여러 곳에 분산되어 관리되는 경우가 많아 효율적인 관리가 쉽지 않은 상황입니다.

3. 법무 리스크 관리

사내 법무팀을 보유한 기업이라면 계약과 관련된 법적 리스크를 효과적으로 관리하는 것이 매우 중요합니다. 표준 계약서를 관리하고 업데이트하는 것은 물론, 모든 계약 조항에 대한 법률 검토가 이루어져야 합니다. 계약 갱신 및 만료 일정을 꼼꼼히 관리하고, 혹시 모를 법적 분쟁에 대비해 증빙자료도 확실하게 확보해두어야 하죠.

프릭스와 함께라면, 이 모든 문제를 해결할 수 있습니다

1. 체계적인 워크플로우 구축

프릭스는 계약 체결의 전 과정을 체계화된 워크플로우로 관리할 수 있도록 도와드립니다. 특히 엔터프라이즈 기업에 꼭 필요한 내부결재와 법무검토 기능을 모두 제공하고 있는데요. 전결 규정에 따른 승인 단계를 설정하고 결재선을 지정하며, 결재 현황을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 모든 결재 이력은 자동으로 기록되어 추후 필요할 때 언제든 확인할 수 있죠.

법무팀의 검토 과정도 프릭스 내에서 완벽하게 관리됩니다. 법무팀 검토를 필수 단계로 지정하고, 검토 의견을 등록하고 관리할 수 있습니다. 수정 요청 사항을 추적하고 최종 승인 절차까지 한 곳에서 모두 진행할 수 있어 매우 편리합니다.

프릭스에서는 고객 및 프로젝트 별 조회 권한 설정이 가능합니다.

2. 강력한 계약서 관리 시스템

프릭스는 수많은 계약서를 효율적으로 관리할 수 있는 강력한 계약서 관리 시스템을 제공합니다. 계약서를 계약 유형별, 거래처별, 부서별로 체계적으로 분류할 수 있으며, 태그 기능을 활용하면 원하는 방식으로 유연하게 분류할 수도 있습니다.

계약서 목록 및 대시보드를 통해서 계약서의 현황을 한 눈에 파악할 수 있습니다. 또한, 계약서를 계약 유형별, 거래처별, 부서별로 체계적으로 분류할 수 있으며, 태그 기능을 활용하면 원하는 방식으로 유연하게 분류할 수도 있습니다.

계약서의 검색 조건을 이름, 고객, 프로젝트로 세분화해서 설정할 수 있고, 태그를 활용해 특정 조항을 포함하는 계약서를 찾거나 계약 일자와 담당자 필터링을 통해 원하는 계약서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 계약 이력도 한눈에 조회할 수 있어 계약 관리가 한결 수월해집니다.

3. 엔터프라이즈급 보안 시스템

프릭스는 엔터프라이즈 기업의 높은 보안 요구사항을 충족시키는 강력한 보안 기능을 갖추고 있습니다. 워크스페이스 기반의 권한 관리 시스템을 통해 부서별로 세밀한 접근 권한을 설정할 수 있으며, 문서별 열람 권한과 편집 권한도 별도로 관리할 수 있습니다.

데이터는 SSL 암호화 프로토콜을 통해 안전하게 보호되며, 모든 접속 기록과 문서 변경 이력이 철저하게 관리됩니다. AWS 기반의 안정적인 인프라를 통해 데이터 백업도 완벽하게 이루어지므로 안심하고 사용하실 수 있습니다.

→ 참고 | 전자계약이 종이계약보다 더 나은 3가지 이유

4. 직관적인 통합 대시보드

프릭스의 대시보드를 통해 계약 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 진행 중인 계약 현황, 만료 예정인 계약, 계약 유형별 통계, 부서별 계약 현황 등 중요한 정보를 실시간으로 확인할 수 있죠.

더불어 거래처별 계약 현황, 자주 체결한 계약서 유형 등 다양한 분석 리포트도 제공됩니다. 이러한 데이터를 바탕으로 계약 프로세스를 지속적으로 개선하고 최적화할 수 있습니다. 또한, 원하는 지표, 차트 및 데이터 필드를 커스터마이징 하여 제공합니다.

5. 유연한 확장성과 커스터마이징

프릭스는 ERP, 그룹웨어 등 기존 시스템과의 원활한 연동을 지원합니다. API를 통해 다양한 시스템과 연동할 수 있으며, 데이터 마이그레이션도 손쉽게 진행할 수 있습니다.

특히 프릭스는 각 기업의 특성과 요구사항에 맞는 커스터마이징이 가능합니다. 결재 프로세스, 문서 양식, 보고서 형식, 알림 설정 등을 기업의 니즈에 맞게 자유롭게 조정할 수 있죠. 기업이 성장함에 따라 사용자 수와 설정도 유연하게 확장할 수 있어, 장기적인 관점에서도 최적의 선택이 될 것입니다.

마무리하며

엔터프라이즈 기업의 계약 관리는 이제 더 이상 단순한 문서 관리가 아닙니다. 기업의 내부 통제와 리스크 관리의 핵심 요소로 자리 잡았죠. 프릭스는 엔터프라이즈 기업의 까다로운 요구사항을 모두 충족하는 동시에, 업무 효율성을 획기적으로 높여주는 올인원 계약관리 솔루션입니다.

프릭스는 70개 이상의 유료 고객이 사용중인 계약관리 시스템으로, 다수의 외감 대상 및 상장사가 사용중입니다. IPO를 준비하거나 외부회계감사 대상 기업이라면 단순한 전자계약, 전자서명 이상의 체계적인 계약 관리 시스템 구축은 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. 내부 통제 강화와 업무 효율화를 동시에 실현하고 싶으시다면 프릭스와 함께 시작해보세요.