소규모 비즈니스에서 전자 서명을 활용하는 방법

오늘은 다양한 영역에서 사용되고 있는 전자서명이 사업 과정에서 구체적으로 어떻게 활용되고 있는지에 관해서 살펴보겠습니다.

물론 각각의 영역에 대해 전문성을 가지고 업무를 해주실 수 있는 분들을 모실 수 있다면 더할 나위 없겠지만, 여건 상 규모가 크지 않은 기업에서는 한 명 한 명이 다양한 영역의 업무를 맡게 되는 경우가 많습니다. 세일즈, 마케팅, HR, 재무, 법무 등을 적은 인원, 혹은 한 분(!)이 맡아서 서류 작업과 결재 작업을 처리하다 정작 중요한 일들에 시간을 쏟기 어려워지신 경험, 다들 있으셨을 것 같습니다.

이러한 고민들이 전자 서명이 빠른 속도로 발전할 수 있었던 하나의 계기라고 해도 무리가 없을 것 같습니다. 전자 서명을 사용하는 것만으로도 업무의 효율성을 끌어올림과 동시에 비용 절감, 리스크 관리의 효과까지 노려볼 수 있으니까요. 전자 서명이 사업을 해나가는 데에 있어서 어떤 장점으로 작용할 수 있을지에 대한 자세한 내용은 전자서명 콘텐츠를 참고해 보세요.

세일즈 계약서 / 영업 문서

사업을 진행하면서 주고받게 되는 세일즈 계약서나 발주서 등의 영업 문서의 형태는 매우 다양합니다. 간단한 형식으로 구성될 수도 있고, 다양한 약관이나 제한 사항들을 포함한 복잡한 서류가 될 수도 있습니다. 이러한 서류들을 작성하고, 내용을 수정하고, 수정된 내용을 바탕으로 다시 서명을 받는 등의 과정은 시간을 지체시키고 사업을 진행하는 데에 걸림돌이 될 수 있습니다.

만약 이러한 서류들이 전자계약을 통해 관리된다면, 비효율성을 줄이는 데에 큰 도움이 될 수 있습니다. 단순히 거래 체결까지의 관리뿐만 아니라, 저장되어 있는 계약서를 활용하여 장기적으로 계약 일정까지 관리하면서 사업 관리에 필요한 리소스를 줄일 수 있습니다.

계약 변동사항 관리

스타트업이나 중소기업 중 상당수는 프로젝트 단위로 계약을 체결하는 경우가 많습니다. 건축, 설계, 웹 디자인 등과 같은 프로젝트를 진행하다 보면, 클라이언트의 요청 사항이 수시로 바뀌기도 하죠.

새로운 업무에 대응하는 것도 중요하지만, 사업을 운영해 나가는 입장에선 이러한 변동 사항이 발생했을 때 계약의 내용을 바꾸고 추가적인 사항에 대한 보상 범위와 내용을 빠르게 계약서에 반영하는 것도 중요합니다. 이러한 요구 사항에 빠르게 대응하는 데 전자계약이 큰 도움이 될 수 있습니다.

비밀유지계약서 (NDA)

여러 사업체와 경쟁해야 하는 입장에서 거래상대방과 비밀유지계약서를 체결하는 것은 회사의 자산을 보호하고, 더 자유로운 환경에서 사업을 해나갈 수 있도록 하는 데에 있어 꼭 필요한 과정입니다. 다만 이러한 서류에 서면으로 서명을 요청하는 것은 양측에게 불편함 혹은 번거로움으로 다가올 수 있습니다.

하지만 비밀유지계약서를 온라인으로 체결할 수 있다면 어떨까요? 조금 더 편한 방식으로 요청이 가능해질 뿐 만 아니라 조금 더 자신감 있게 사업을 해나갈 수 있는 원동력이 될 것입니다.

채용 후 온보딩과 인사관리

새로운 분들을 맞이하는 건 언제나 기대되는 일이지만, 그분들과 함께 찾아오는 많은 서류 작업들을 무시할 수는 없겠죠. 근로계약서는 물론이고, 어떤 사업을 하느냐에 따라서 보다 다양한 서류에 서명을 받고 관리하는 경우도 있습니다. 이는 인사 관리에 많은 리소스를 쏟기 어려운 SMB 입장에서는 상당한 부담으로 작용하곤 하죠.

하지만 전자 서명을 이용한다면 서류의 작성뿐만 아니라, 서류를 전달하고 서명을 받는 과정까지 온라인으로 간편하게 처리할 수 있습니다. 이렇게 작성된 서류들을 쉽게 관리하는 데에서 오는 간편함도 전자서명이 가진 또 다른 장점입니다.

이렇듯 전자 서명은 다양한 계약서와 영업 문서를 처리함에 있어 발생하는 문제들의 상당 부분을 해결하거나 개선할 수 있습니다. 저희 프릭스는 안정적인 전자 서명 서비스를 제공함과 동시에, 전자 서명의 대상이 되는 계약서와 영업 문서를 한 플랫폼 내에서 쉽게 관리할 수 있도록 서비스를 제공하고 있습니다

더불어 이러한 문서의 초기 작성이 어려운 고객 분들을 위해 법률 검토를 거친 서류들의 템플릿까지 제공하고 있으니, 앞으로도 프릭스에 많은 관심 부탁드립니다!