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이 상황이 생기는 배경
계약은 기업 활동에서 반복적으로 발생합니다. 고객사와의 공급 계약, 외주 용역 계약, NDA, 기존 거래처와의 갱신 계약처럼 일상적으로 처리해야 하는 계약도 많습니다. 하지만 모든 기업이 계약서를 충분히 검토할 수 있는 법무 인력을 갖추고 있는 것은 아닙니다. 중소기업이나 스타트업에서는 전담 법무팀이 없거나, 소수 인원이 전체 계약 업무를 맡는 경우가 많습니다.
이런 환경에서는 모든 계약을 동일한 깊이로 검토하는 것이 사실상 어렵습니다. 프로젝트 착수 일정, 고객사의 사정 등으로 빠르게 계약을 체결해야 하는 경우가 있고, 이 과정에서 검토가 생략되기도 합니다.
검토를 우회하게 만드는 세 가지 요인
현업이 법무 검토의 필요성을 전혀 모르고 계약을 체결하는 경우는 거의 없으나 아래와 같은 이유들로 법무검토 과정이 종종 생략되곤 합니다.
반복 계약에 대한 익숙함
법무 검토가 가장 먼저 생략되는 계약은 완전히 새로운 계약이 아닌 경우가 많습니다. 기존 거래처와의 갱신 계약, 매년 체결하는 용역 계약, 자주 사용하는 NDA처럼 반복적으로 처리해온 계약이 대표적입니다.
예를 들어 기존 거래처와 매년 갱신하던 용역 계약이 있다고 가정해보겠습니다. 계약 만료일은 얼마 남지 않았고, 상대방은 빠른 회신을 요청합니다. 담당자는 작년 계약서와 이번 계약서를 비교해보며 큰 차이가 없다고 판단합니다. 이전에도 여러 번 문제없이 체결했던 계약이기 때문에 이번에도 큰 리스크는 없을 것이라고 생각합니다.
그러나 계약 리스크는 주로 세부 조건에 숨어 있는 경우가 많습니다. 계약 기간이 1년에서 2년으로 늘어나 있거나, 해지 사유로 임의 해지권이 들어가 있을 수 있습니다. 손해배상 책임 범위가 기존보다 넓게 수정되어 있을 수도 있습니다. 즉, 계약서 전체가 비슷해 보였을 뿐, 회사가 부담하는 조건은 달라져 있는 상태입니다. 반복 계약이라고 해서 항상 기존과 같은 리스크 수준을 가진다고 볼 수는 없습니다.
촉박한 일정
계약 체결 일정이 촉박할수록 법무 검토는 뒤로 밀리기 쉽습니다. 프로젝트 착수 및 대금 지급 일정, 고객사의 요청 기한, 재무 결산 일정 등이 우선적으로 고려되곤 합니다.
법무팀에 검토를 요청하면 계약 배경, 거래 목적, 협상 상황, 변경된 조건 등의 맥락을 설명해야 합니다. 검토 과정에서 추가 질문이 오갈 수도 있고, 일정이 며칠 더 걸릴 수도 있습니다. 프로젝트 착수일이 이미 정해져 있거나 서비스가 중단될 수 있는 상황이라면, 담당자는 검토를 기다리기보다 계약을 먼저 진행하게 됩니다.
법무 검토 요청이 형식적으로 들어오더라도, 이미 내용 협상 및 체결 일정이 확정되어 있어 실질적인 수정이 어려운 상태가 되기도 합니다. 이 경우 법무팀이 의견을 주더라도 실제 계약에 반영되지 못한 채 체결로 이어질 수 있습니다.
검토 요청 과정의 복잡성
검토 요청 과정이 복잡한 것도 현업 담당자의 법무 검토 생략을 유도하는 요인 중 하나입니다. 어떤 정보를 제공해야 하는지 불명확하거나, 계약서를 전달한 뒤에도 추가 질문과 자료 요청이 반복되면 담당자 입장에서는 검토 요청 자체가 별도의 업무처럼 느껴집니다.
법무팀 입장에서는 계약서만 보고 판단하기 어렵습니다. 거래 상대방이 누구인지, 신규 계약인지 갱신 계약인지, 기존 계약과 무엇이 달라졌는지, 현업이 반드시 관철해야 하는 조건은 무엇인지, 과거에 어떤 계약을 체결했는지 등 계약에 관한 맥락을 잘 알아야 합니다. 이런 정보가 빠진 채 계약서만 전달되면 법무팀은 검토보다 맥락 파악을 위한 내부 의사소통에 시간을 더 쓰게 됩니다.
현업 입장에서는 이 과정이 부담이 됩니다. 특히 단순해 보이는 계약일수록 “이 정도도 법무에 보내야 하나”라는 판단이 생깁니다. 검토 요청 절차 및 기준이 명확하지 않으면 담당자 재량에 따라 계약이 처리되고, 그 결과 비슷한 유형의 계약에서도 어떤 건은 검토되고 어떤 건은 검토되지 않는 상황이 반복됩니다.
검토 생략이 리스크로 이어지는 방식
법무 검토 없이 체결된 계약이 모두 분쟁으로 이어지는 것은 아닙니다. 실제로 많은 계약은 별다른 이슈 없이 종료됩니다. 그래서 실무에서는 “지난번에도 괜찮았으니 이번에도 괜찮을 것”이라는 판단이 반복되기 쉽습니다.
그러나 계약 조건은 문제가 발생한 뒤에야 중요해지는 경우가 많습니다. 거래가 원활하게 진행될 때는 해지 조항, 손해배상 조항, 자동 갱신 조항이 크게 눈에 띄지 않습니다. 하지만 서비스 품질 문제가 생기거나, 비용 구조가 바뀌거나, 거래처를 변경해야 하는 상황이 오면 해당 조항들이 회사의 선택지를 제한하고 손실로 이어질 수 있습니다.
예를 들어 중도 해지 통지 기간이 길어져 있으면 계약을 종료하고 싶어도 일정 기간 동안 비용을 계속 부담해야 할 수 있습니다. 자동 갱신 조항이 변경되어 있으면 원하지 않는 계약이 연장될 수 있습니다. 손해배상 책임 범위가 넓어져 있으면 예상보다 큰 금액의 배상 책임을 부담할 수도 있습니다. 반대로 상대방의 의사에 따라 임의 해지권이 행사되어 부당하게 계약이 파기되는 경우가 발생할 수 있습니다.
기록이 남지 않는 것도 큰 부담입니다. 해당 조건을 알고 수용한 것인지, 기존 계약과 같다고 보고 놓친 것인지 확인하기 어렵습니다. 계약서 파일은 남아 있어도, 왜 그 조건으로 체결했는지에 대한 판단 근거가 남아 있지 않은 경우가 많습니다. 이후 분쟁이 발생하거나 내부 감사가 진행되면 당시의 의사결정 과정을 설명하기 어려워집니다.
해결책: 검토 요청의 마찰을 줄여야 한다
법무 검토 없이 계약이 체결되는 문제를 줄이려면 현업의 주의만 강조해서는 부족합니다. 검토가 필요한 계약을 빠르게 식별하고 처리할 수 있는 구조가 필요합니다. 모든 계약을 동일한 수준으로 검토하는 방식은 현실적이지 않습니다. 계약 수는 늘어나지만 법무 인력과 시간은 제한적이기 때문입니다. 반대로 모든 판단을 현업에 맡기는 것도 위험합니다.
따라서 어떤 계약이 검토 대상인지 기준을 명확히 해야 합니다. 예를 들어 계약 금액이 크거나, 계약 기간·손해배상·해지·지식재산권·개인정보 조항이 변경된 경우에는 법무 검토를 거치도록 하는 방식입니다. 신규 거래처이거나 상대방 표준계약서를 사용하는 경우도 마찬가지입니다.
검토 요청 과정도 단순해야 합니다. 법무 검토를 위해 필요한 맥락을 미리 설정하고, 현업에서 계약 유형, 거래 배경, 계약 금액, 계약 기간, 주요 변경 사항을 함께 전달하면 법무팀은 필요한 맥락을 빠르게 파악할 수 있습니다.
또한 검토 의견이 실제 계약에 반영되었는지도 관리되어야 합니다. 어떤 의견이 제시되었고, 무엇이 반영되었으며, 어떤 조건이 예외적으로 수용되었는지 기록이 남아 있어야 합니다.
결국 핵심은 제한된 법무 자원을 리스크가 큰 계약에 집중할 수 있게 만드는 것입니다.
프릭스로 해결하는 방법
자체 시스템을 구축해 계약 검토 체계를 운영하는 기업도 있지만, 중소기업이나 스타트업에는 비용과 운영 부담이 큽니다.
프릭스는 계약 검토 체계를 아직 갖추지 못한 조직도 빠르게 운영을 시작할 수 있도록 돕습니다. 현업은 법무 검토를 마친 표준계약서 템플릿을 사용하여 계약서를 작성하고, 간편한 법무 검토 요청 절차에 따라 빠르게 계약서 검토를 요청할 수 있습니다. 법무팀은 검토에 필요한 계약 유형, 거래 배경, 주요 변경 사항 등을 검토 요청 단계에서 확인할 수 있습니다. 이를 통해 반복적인 확인 과정을 줄이고, 실제로 검토가 필요한 항목에 집중할 수 있습니다. 또한 체계적인 히스토리 관리 기능을 통해 계약서 변경 내역을 확인할 수 있습니다.
법무 인력이 부족한 조직일수록 중요한 것은 모든 계약을 더 많이 검토하는 것이 아닙니다. 검토가 필요한 계약이 실제로 검토되는 구조를 만드는 것입니다. 각 기능을 더 자세히 알고 싶다면, 이 시리즈의 이전 글들을 참고해보세요
앞으로는 프릭스를 통해 효율적으로 계약의 법적 리스크를 관리해보세요. 어떤 상황에서도 동일한 기준으로 계약이 작성되고 검토되는 환경을 만들 수 있습니다.
