계약서 원본, 아직도 책상 서랍에 쌓아두시나요? 실물계약서 관리방법 A to Z

비즈니스의 모든 중요한 약속은 계약서에 담깁니다. 계약서는 단순한 기록을 넘어 기업의 권리와 의무, 리스크를 담고 있는 법적 효력을 갖는 핵심 문서입니다.

전자적으로 계약서를 체결하고 관리하는 것은 보관, 보안, 검색 등 여러 측면에서 훨씬 효율적이고 안정적입니다. 하지만 실무 현장에서는 관행상 종이 계약서를 요구하는 경우가 종종 있습니다.

따라서 실물 계약서가 필요한 상황에서는, 이를 어떻게 안전하고 체계적으로 관리할 것인지에 대한 기준과 방법을 미리 갖추는 것이 중요합니다.

책상 서랍이나 캐비닛에 쌓아둔 계약서 관리를 소홀히 할 경우 예상하지 못한 큰 문제가 생길 수 있다는 것을 잊지 않아야 합니다. 계약서 관리는 단순한 행정 업무가 아닙니다. 이는 분쟁이나 손실을 막아 비즈니스를 안정적으로 유지하게 해주는 중요한 ‘리스크 관리’입니다.

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실물 계약서, 안전하고 효율적으로 관리하는 방법

1. 계약서 분류 체계 만들기 (클라이언트별, 프로젝트별, 날짜순)

효율적인 관리를 위해서는 우선 체계적으로 분류하는 기준을 만들어야 합니다. 체계 없는 관리는 문서를 쌓아두는 것과 마찬가지입니다.

• 분류 기준 수립: 회사의 특성에 맞는 분류 기준을 정하는 것이 중요합니다. 예를 들어, [계약 유형] > [거래 상대방] > [체결 연도] > [프로젝트명] 과 같은 계층적 구조로 분류하면 어떤 계약이든 논리적 경로를 따라 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 파일링 및 라벨링: 캐비닛과 파일철, 보관 상자 등에도 일관적인 라벨링 규칙을 적용해야합니다. 스캔하여 디지털 파일로 만들 때도 동일한 규칙을 활용한다면 혼선을 막을 수 있습니다.
• 형식: YYYYMMDD_[거래상대방]_ [계약유형]_[버전].pdf 등의 일관된 형식을 이용한다면 원하는 계약서를 필터링하고 검색할 수 있습니다. (예: 20260101_OO전자_NDA_v1.pdf).
• 규칙: 띄어쓰기는 시스템 오류나 인코딩 문제를 유발할 수 있으므로 하이픈(-)이나 언더바(_)를 사용하고, 숫자로 파일명을 시작하지 않는 것이 좋습니다.

프릭스에서는 위의 번거로운 절차 없이도 계약서 작성일, 계약 유형, 상대방, 프로젝트 등 주요 속성을 기록해 체계적으로 관리할 수 있습니다. 고객/프로젝트/계약 유형/태그 등 다양한 기준으로 검색과 필터링이 가능하기 때문에 별도의 복잡한 파일명 규칙이나 폴더 구조 없이도 계약서를 효율적으로 분류하고 쉽게 찾을 수 있습니다.

2. 물리적 보관 환경 만들기 (화재, 습기, 변색 방지)

계약서 원본의 물리적 안전을 확보하기 위한 환경 조성은 필수적입니다.

• 안전한 보관 장소: 잠금장치가 있는 전용 캐비닛이나 서고에 보관해야 합니다. 중요한 계약서는 화재로부터 문서를 보호하는 내화 캐비닛에 보관하는 것이 좋습니다.
• 환경 제어: 문서 보관 장소는 습기와 급격한 온도 변화를 피해야 합니다. 항온·항습 환경이 가장 좋지만, 어렵다면 최소한 직사광선이 닿지 않고 통풍이 잘 되는 곳을 선택해야 합니다.
• 접근 통제: 계약서에 접근할 수 있는 권한을 지니는 사람을 지정하고, 접근 기록을 관리해 보안을 강화해야 합니다.
  

하지만 이러한 물리적 보관은 한계가 있습니다. 내화 캐비닛, 중성지 보관함 등 안전한 보존 환경은 상당한 초기 투자 비용이 발생합니다. 또한, 철저하게 대비해도 화재, 수해, 도난과 같은 비상 상황에서 100% 안전을 보장할 수 없으며, 사람이 해당 보관 장소에 있어야만 계약서를 확인할 수 있다는 접근성의 한계도 존재합니다.

3. 디지털 백업 시스템 구축 (스캔 및 클라우드 저장)

물리적 보관의 한계를 보완하고 보다 쉽게 계약서를 관리하려면 모든 실물 계약서는 디지털로 백업해 두어야 합니다.

• 스캔 품질 표준: 문자의 가독성을 확보하고 향후 활용 가능성을 높이기 위해 최소 165ppi 이상의 해상도로 스캔하는 것을 권장합니다. 이는 공공기록물 관리 지침에서도 제시하는 기본 해상도입니다. (출처)
• 저장 포맷: PDF/A: 스캔 파일은 일반 PDF가 아닌 장기 보존을 위해 제정된 국제 표준 양식인 PDF/A 포맷으로 저장하는 것이 가장 좋습니다.
• 클라우드 스토리지: 백업 파일은 개인용 외장하드나 회사 내부 서버가 아닌, 전문적인 비즈니스용 클라우드 스토리지에 보관해야 합니다.
  

99.9% 이상의 내구성을 보유한 아마존 웹 서비스(AWS) 클라우드 서버를 기반으로 운영되는 프릭스는 기존 클라우드 스토리지의 폴더형 구조를 개선하여 모든 계약서들을 저장하여 회사만의 기준에 따라 체계적으로 분류할 수 있고, 버전 관리 및 암호화, 팀별 구분에 따른 계약서 권한 부여 등 기존 클라우드 스토리지보다 계약서에 특화된 기능을 가지고 있습니다. 필요시 계약서를 구글 드라이브로 실시간 연동할 수 있는 구글 드라이브 연동 기능도 활용하실 수 있습니다.

4. '계약서 관리대장' 작성 및 활용법

‘계약서 관리대장’은 흩어져 있는 모든 계약서의 목록으로서 정보를 한눈에 파악하는 종합 상황판 역할을 합니다. 물리적 보관 위치와 디지털 파일 링크를 연결할 수 있고, 계약서의 정보를 개괄적으로 알려줍니다. 엑셀로 아래의 사항을 포함한 관리대장을 만들 수 있습니다.

관리 항목	설명
관리번호	각 계약서를 식별하는 고유 번호
계약서명	계약의 공식 명칭 (예: 소프트웨어 라이선스 계약)
계약유형	NDA, MSA, 근로계약, 임대차 등 사전에 정의된 유형
상대방	계약 상대방의 정확한 법인명 또는 성명
계약체결일	계약서에 명시된 계약 체결 날짜
계약종료일	계약 기간 만료일
자동갱신 여부	자동 갱신 조항 유무 (Y/N)
갱신통보 마감일	갱신 거절 또는 조건 변경 통보가 필요한 마감 시한
계약금액	계약의 총 가치 또는 연간 금액
핵심의무사항	지급 조건, 납품 기일, 비밀유지 등 핵심 내용을 요약
원본 보관위치	실물 원본의 물리적 위치 (예: 재무팀 캐비닛 C-2)
스캔파일 링크	클라우드에 저장된 디지털 백업 파일의 하이퍼링크
담당자/부서	해당 계약을 주관하는 담당자 또는 부서
비고	특이사항, 관련 계약 번호 등 추가 정보

계약서 관리대장은 단순히 계약서를 찾는 데 그치지 않고, 계약 만료일이나 갱신 통보일 같은 중요한 일정을 사전에 파악하여 비즈니스 기회 손실이나 불리한 조건의 자동 갱신을 막는 관리 도구로 활용할 수 있습니다.

하지만 엑셀로 작성하는 수기 관리 방식은 기업이 성장하고 계약의 수가 늘어나면 한계에 부딪힙니다. 자동 알림 리마인더 기능이 없어 담당자가 직접 일정을 챙겨야 해 마감일을 놓칠 위험이 있으며, 한 파일에 모든 계약서의 주요 정보가 드러나 있어 보안의 한계가 있을 수 있어서 계약서 관리대장 파일 관리에 주의해야 합니다.

프릭스는 계약서 등록과 함께 자동으로 계약서의 목록이 생성되며, 계약서 관련 리마인더 및 권한관리 기능을 제공하여, 높은 보안성을 준수와 관리의 효율성 모두 달성할 수 있도록 지원합니다.

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5. 정기적인 현황 파악 및 감사

계약 관리는 한 번으로 끝나는 활동이 아닙니다. 분기/반기별 또는 최소 연 1회 정기적인 감사를 진행해야 합니다.

감사 체크리스트

1. 계약서 관리대장에 기록된 모든 계약서의 실물 원본이 지정된 위치에 존재하는가?
2. 곧 만료되거나 갱신 통보 기한이 임박한 계약은 없는가?
3. 현재 진행 중인 주요 계약의 핵심 의무사항(대금 지급, 결과물 납품 등)은 잘 이행되고 있는가?
4. 법적 보관 기간이 만료되어 안전하게 파기해야 할 계약서는 무엇인가?
5. 관리대장의 내용은 최신 정보로 정확하게 업데이트되어 있는가?

이러한 정기 감사는 잠재적인 문제를 조기에 발견하고, 계약 관리 프로세스를 유지하는 데 필수적인 과정입니다.

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계약서 원본 분실! 생각만 해도 아찔한 상황, 대처법은?

아무리 철저히 관리해도 계약서 원본을 분실하는 사고는 발생할 수 있습니다. 당황하지 않고 체계적으로 대응하는 것이 피해를 최소화하는 길입니다.

1단계: 다시 한번 샅샅이 찾아보기

분실을 단정하기 전에, 혹시 스캔본이 있는지, 아니면 사무실 어딘가에 실물 문서가 숨겨져 있지는 않은지 꼼꼼히 다시 확인해야 합니다.

계약서의 디지털 사본 (스캔본), 체결 전 최종 수정본 찾아보기

1. 컴퓨터 내 검색 - 직접 관리하던 계약서라면 개인의 컴퓨터에서 검색을 시작합니다.
   • 중요 - 와일드카드: 별표(*)는 여러 문자를, 물음표(?)는 한 문자를 대체합니다.
     예를 들어, OO전자_계약서_*.pdf라고 검색하면 OO전자_계약서_v1.pdf, OO전자_계약서_최종.pdf 등 모든 버전의 계약서를 한 번에 찾을 수 있습니다.
     
     
   • kind:: 파일의 종류를 기준으로 검색합니다. 예를 들어,
     kind:document는 워드, PDF 등 모든 문서 파일을,
     kind:picture는 이미지 파일을 찾아줍니다.
     계약서와 같은 문서 파일을 찾을 때 유용합니다.
     
     
   • datemodified: / datecreated:: 파일이 수정되거나 생성된 날짜를 기준으로 검색 범위를 좁힙니다.
     datemodified:lastyear는 작년에 수정된 파일을,
     datecreated:>2023-01-01는 2023년 1월 1일 이후에 생성된 파일을 찾아줍니다.
     최근에 작업한 계약서 버전을 찾을 때 필수적인 기능입니다.
     
     
   • ext:: 특정 파일 확장자를 직접 지정하여 검색합니다.
     ext:.pdf 또는 ext:.docx와 같이 사용하면 다른 종류의 파일을 제외하고 원하는 형식의 계약서만 정확히 찾을 수 있습니다.
     
     
   • file:: 파일명을 정확하게 일치시켜 검색합니다. 파일명 일부만 포함된 다른 파일들이 함께 검색되는 것을 방지하고 싶을 때 file:OO전자_공급계약서_v3.pdf와 같이 사용하면 됩니다.
2. 이메일 검색 - 통상 계약의 상대방과 이메일로 계약 내용을 조율하므로, 계약서의 조율된 최종 버전을 찾습니다.
   • 중요 - "" (큰따옴표): "OO전자"와 같이 정확한 구문을 검색하여 불필요한 결과를 줄입니다.
     
     
   • from:, to:, cc:, bcc:: 특정인이 보내거나 받은 이메일을 정확히 찾아냅니다. from:legal@partner.com과 같이 사용합니다.
     
     
   • subject:: 제목에 포함된 단어나 구문을 검색합니다. subject:계약, 초안 과 같이 추가합니다.
     
     
   • has:attachment, filename:.pdf: 첨부파일이 있는 이메일, 특히 특정 형식의 첨부파일을 가진 이메일만 필터링합니다.
3. 그룹웨어 및 ERP 검색 - 기안에 첨부된 내역이나 계약서를 보고한 내역을 검색합니다.
   • 문서 상태: 진행중, 완료, 반려, 대기, 임시저장 등 결재의 현재 단계를 기준으로 필터링합니다.
     • 특히, 반려 및 임시저장에 문서가 있는지를 한번 더 확인합니다. 이때 최종본 직전의 버전이나, 중요한 협의 내용을 담은 초안이 여기에 있는지 볼 수 있습니다.
   • 사용자 역할: 내가 문서를 기안했는지, 결재했는지, 아니면 단순히 수신 또는 참조자로 지정되었는지를 기준으로 검색할 수 있습니다.
   • 기타 필드: 문서번호, 문서 제목, 기안일자 범위, 결재 양식 종류(예: 지출결의서, 품의서) 등으로 검색 조건을 세분화할 수 있습니다.
     
     

2단계: 분실 사실 인지 즉시 빠르게 대처하기

분실 사실을 알게 된 즉시 빠르게 대처해야 합니다. 문제 상황이 확대되지 않게 하는 것이 중요합니다.

• 내부 기록: 먼저 분실 사실을 언제, 어떻게 인지했는지, 누가, 어디까지 찾아보았는지 등 경위를 상세히 기록하여 향후 재발 방지를 목표합니다.
• (우호적인 관계의 경우) 사본 받기: 만약 계약의 상대방 혹은 담당자와 우호적인 관계인 경우, 양해를 구하고 계약서의 사본을 수취합니다. 받은 사본은 기존 체결한 계약서 내용과 다르지 않은지 한번 더 확인합니다.
  
  

3단계: 계약 사실을 입증할 수 있는 다른 간접자료 확보하기 (이메일, 녹취, 이체내역)

만약 상대방이 비협조적이거나 분쟁의 소지가 있다면, 계약의 존재와 내용을 입증할 수 있는 모든 간접·정황 증거를 최대한 확보해야 합니다.

• 금융 거래 내역: 계약금, 중도금, 대금 등을 지급한 은행 이체내역서나 영수증은 계약 이행 사실을 보여주는 객관적인 증거입니다.
• 전자 통신 기록: 계약서 초안을 주고받은 이메일, 계약 조건을 논의한 문자 메시지나 카카오톡 대화 내용 등은 계약 성립 과정과 합의 내용을 입증하는 데 중요한 역할을 합니다.
• 계약 이행 관련 문서: 계약 내용에 따라 주고받은 세금계산서, 견적서, 납품확인서, 작업 보고서, 결과물 등은 양 당사자가 계약 내용대로 이행했음을 보여주는 정황 증거가 됩니다.
• 진술 확보: 계약 협상이나 체결 과정에 참여했던 직원, 관계자 등의 진술도 증거로 활용될 수 있습니다.
  
  

최고의 분실 대응책은 '분실 원천 차단' - 계약관리 솔루션 프릭스가 필요한 이유

이처럼 계약서 분실 후의 대응은 많은 시간과 노력이 소요되는 일입니다. 가장 확실한 해결책은 분실 자체가 불가능한 환경을 만드는 것입니다. 계약관리 솔루션 프릭스를 사용하면, 계약서의 분실을 원천적으로 막을 수 있습니다.

• 가장 안전한 클라우드 저장소: 프릭스에 등록된 모든 계약서는 국제 보안 표준(ISO 27001) 인증을 받은 안전한 클라우드(AWS)에 저장됩니다. 물리적인 분실, 화재, 훼손의 위험이 원천적으로 사라집니다.
• 강력한 검색 기능: 복잡한 검색 연산자를 외울 필요 없이, 계약 상대방, 담당자, 계약 기간, 태그 등 다양한 조건으로 원하는 계약서를 즉시 찾아낼 수 있습니다.
• 체계적인 권한 관리: 팀별, 사용자별로 계약서 접근 권한(생성 / 열람 / 편집)을 세밀하게 설정하여 무단 열람이나 유출을 방지하고, 모든 활동은 히스토리로 기록되어 추적이 가능합니다.

실물 계약서 vs 전자 계약서, 무엇이 더 나은 선택일까?

지금까지 실물 계약서 관리 방법에 대해 살펴보았습니다. 실물 계약서 관리의 복잡성과 위험성 때문에, 현대 비즈니스 환경에서 전자 계약은 단순한 편의를 넘어 비용, 효율, 보안, 법적 안정성 등 모든 면에서 종이로 남는 실물 계약서보다 선호되고 있습니다.

관리 편의성 및 비용 측면에서의 비교 분석

• 종이 계약: 종이, 인쇄, 우편/퀵서비스 비용, 보관용 캐비닛 구매, 보관 공간 임대료 등 지속적인 물리적 비용이 발생합니다. 계약서를 찾고, 전달하고, 보관하는 모든 과정이 수작업으로 이루어져 시간이 많이 소요되며, 담당자의 실수로 잘못 분류하거나 분실할 위험이 있습니다.
• 전자 계약: 서비스 구독료 외에 물리적 비용이 전혀 들지 않습니다. 계약서 검색, 전송, 서명, 보관까지 모든 과정이 클릭 몇 번으로 수 분 내에 완료됩니다. 중앙화된 플랫폼에서 모든 계약을 관리하므로 검색과 현황 파악이 즉각적이며, 갱신일 알림 등 관리 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
  
  

법적 안정성 및 보안 측면에서의 비교 분석

구분	실물 계약서	전자 계약서 (프릭스)
비용	인쇄, 우편, 인감, 보관 공간 등 지속적 발생	구독료 외 추가 비용 거의 없음
속도	작성 후 대면/우편 전달, 서명 후 회수까지 수일 소요	작성부터 서명 완료까지 몇 분 내로 가능
보관 및 관리	수작업 분류 및 보관. 검색 및 현황 파악에 시간 소요	중앙화된 클라우드 저장소. 즉각적인 검색 및 자동화된 관리 (갱신 알림 등)
접근성	물리적 장소에 제약	언제 어디서든 접근 및 처리 가능
보안	물리적 보안에 의존. 도난, 분실, 무단 열람/복제에 취약	암호화, 접근 제어, 위·변조 방지 기술로 강력한 데이터 보호
증거 추적력	서명/날인 사실만 증명. 과정 추적 불가	감사추적인증서로 모든 과정(열람, 서명 시간, IP 등)을 상세히 기록
분실/훼손 위험	화재, 수해 등 물리적 재해에 매우 높음	없음

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계약 관리, 더는 미룰 수 없는 비즈니스의 핵심입니다.

이번 글에서, 실물 계약서 관리가 법적으로나 실무적으로 왜 중요한지 여러 측면에서 알아보았습니다.

체계적인 관리의 필요성

• 분실·훼손 위험을 방지하고 계약서를 안전하게 보관하기 위해서는 단순 보관이 아닌, 구조화된 계약 관리가 필요합니다.

디지털 전환의 필요성

• 비용, 효율, 보안, 법적 증거력까지. 전자계약은 이제 선택이 아닌 비즈니스의 필수요소입니다.

복잡하고 위험 부담이 큰 물리적인 관리를 넘어서 소중한 비즈니스를 지키고, 성장에만 집중할 수 있도록 프릭스를 경험해보세요.