사용인감이 뭔가요? 초보 실무자가 꼭 알아야 할 사용인감 총정리

회사 업무에서 인감은 단순한 도장이 아니라, 기업과 개인의 법적 당사자를 증명하기 위한 핵심 도구입니다. 이러한 인감에는 법인인감과 사용인감 두 종류가 있는데요.

초보 실무자 입장에서는 이러한 인감 관리 절차가 낯설고, 언제 어떻게 활용해야 할지 막막할 수 있습니다.

이번 글에서는 사용인감의 용도, 법인인감과의 차이점, 관리 방법 등을 전반적으로 정리했습니다. 글을 따라가다 보면 어려웠던 사용인감이 금방 감이 잡히실 거예요!

글 안에 실무에서 바로 활용할 수 있는 사용인감계 양식과 업무 효율을 높여 줄 시크릿 3종 양식이 숨어 있어요 👀 끝까지 꼼꼼히 확인해 보세요.

사용인감, 도대체 무엇이고 언제 사용하나요?

사용 인감이란 법인 인감을 대신하여 사용하는 도장입니다. 법인 인감은 회사를 대표하는 하나뿐인 공식 인감인데요. 회사에서 발생하는 모든 업무에 하나 뿐인 공식 인감을 사용하는 것은 쉽지 않습니다. 따라서 법인의 편의를 위해 여러 개를 만들어 쓸 수 있는 사용 인감을 사용합니다.

통상 회사의 중요한 계약을 체결할 때는 법인인감을 사용하고, 일상적 거래에서는 사용인감을 사용합니다.

사용인감 사용 시 필요한 서류

사용인감 사용 시에는 ‘사용인감계’와 ‘법인인감증명서’가 필수적으로 필요합니다. 각각의 서류에 대해 자세히 알아보겠습니다.

사용인감계란 무엇인가요?

사용인감계는 사용인감의 정당성 여부를 증명하는 서식으로, 사용인감이 특정 위임 받은 업무에 한해 법인인감의 효력을 가지고 있음을 증명하는 문서입니다. 따라서 사용인감계를 활용한다면 인감 당사자의 동일성이나 사실 여부를 확인할 수 있답니다. 사용인감계는 딱히 정해진 양식은 없지만, 반드시 들어가야 하는 사항들이 존재하는데요.

사용인감계 필수 기재 항목

• 법인인감 및 사용인감 날인
• 법인 사업자등록번호
• 대표자 직책 및 성명
• 사용 목적
• 사용 일자
• (첨부) 법인인감증명서

법인인감증명서란?

법인인감증명서는 해당 인감이 등기소에 등록된 것임을 증명하는 공식 문서입니다. 일반적으로 3개월 이내의 유효기간이 있으며, 부동산 거래용일 경우 1개월 내로 제한되니 사용 시 주의가 필요합니다.

사용인감 관리 방법

법인인감과 동일한 법적 효력을 지닌 사용인감은 그에 걸맞은 관리가 필요합니다. 실무에서는 주로 엑셀이나 수기로 작성된 관리대장을 사용합니다. 관리 대장에 들어가는 내용들은 사용 일자, 사용처, 문서 내용, 사용자, 결재자 등이 있습니다.사용인감 뿐만 아니라 법인인감증명서, 더 나아가 사용인감이 날인된 계약서의 사용이력이 체계적으로 관리될 필요가 있습니다.

사용인감, 이제는 전자로 관리하세요

각종 사용 인감, 법인인감증명서, 사용인감이 날인된 계약서까지 … 이 모든 내역들을 하나씩 수기로 관리하는 것은 결코 쉽지 않은 일이죠. 이 뿐만 아니라, 수많은 사용 인감들의 반출 이후 반환 여부까지 관리해야 하니 담당자 입장에서는 불편함이 매우 클 수밖에 없었는데요. 이런 불편함을 해결하기 위해 최근 떠오른 것이 바로 전자인감입니다.

전자인감이란? 도입 시 장점과 활용법

서류를 인쇄해 날인하거나 인감 이미지를 덮어쓰기 할 필요 없이 전자 계약 시에 디지털로 서명 및 날인할 수 있는 인감을 말합니다.

사용 인감을 전자화하면 반복적인 인감 날인으로 인한 작업 시간의 지연과 비용 낭비를 줄이고, 종이 문서를 보관해야 하는 불편함을 크게 해소할 수 있습니다. 또한, 인감을 사외 반출할 때 발생하는 분실 위험 역시 줄어드는데요.

프릭스와 같은 전자계약 솔루션을 사용하면 서비스 내에서 간편하게 서명 및 인감을 등록하고 사용하실 수 있습니다. 혹시 별도로 전자도장 이미지 파일이 필요하시다면 아래 링크에 접속해보세요! 손쉽게 도장을 생성할 수 있답니다.

👉 우리 회사 사용 인감, 지금 이미지 파일로 만들어 사용하기

마무리하며

사용인감, 이제 좀 감이 잡히시나요? 이번 글에서는 사용인감의 정의부터 사용인감계 작성법, 사용인감 관리방법까지 실무자들에게 꼭 필요한 정보를 담아봤습니다. 실제 업무에 조금씩 적용해 보시길 바라요!

마지막으로, 직접 인감 관리를 해야하시는 분들을 위해 3가지 양식을 준비했습니다. 지금 바로 아래 양식을 내려받아 업무에 적용해 보세요!

앞으로도 현장에서 바로 쓸 수 있는 실무 팁을 꾸준히 공유할테니, 블로그에 자주 방문해주세요. 또한 전자인감 도입이나 활용에 관해 추가로 궁금하신 점이 있으시면 언제든 문의 부탁드립니다. 감사합니다.