법무팀의 스마트한 계약관리 방법

기업의 법무팀에게 '계약서'는 가장 익숙한 문서일 것입니다. 계약서의 조항 하나하나를 세밀하게 검토하고, 잠재적 리스크를 찾아내어 수정하는 법무 검토 단계에 상당한 시간과 노력이 투입됩니다. 한편, 계약서의 내용 자체도 중요하지만, 기업에 실질적인 금전적 손실과 법적 분쟁을 야기하는 문제는 계약서에 서명이 완료된 이후에 계약의 이행 과정에서 발생하는 경우가 훨씬 많습니다. 실제로 WorldCC에 따르면, 비효율적인 계약 프로세스와 의무 불이행 등으로 인해 발생하는 기업의 손실은 연간 수익의 평균 9%에 달합니다. (링크)

예를 들어, 서비스 연장 의사가 없음에도 자동 갱신 조항 및 갱신 거절 통지 기간을 놓쳐 불필요한 비용을 1년 더 지불하거나, 계약에 명시된 권리임에도 불구하고 시기를 놓쳐 받아야 할 대금을 청구하지 못하는 경우들이 생각보다 흔하게 발생합니다. 이러한 허점은 회사의 현금흐름에 부정적인 영향을 줍니다. 즉, 성공적인 계약관리는 단순히 법적으로 문제 없는 계약서를 작성하고 서명을 받는 것만으로 끝나지 않습니다.

법무팀, 리스크 방어를 넘어 비즈니스 파트너로

최근 기업 실무에서 법무팀은 수동적으로 위험을 사전적으로 막는 역할에서, 회사의 성장에 직접적으로 기여하는 능동적인 역할로 확대되고 있습니다. 이러한 변화 속에서, 계약의 ‘사후 관리’는 법무팀의 핵심 역량이자 새로운 가치를 만들 수 있는 주된 역할로 떠오르고 있습니다. 체계적인 계약 이행 관리를 통해 사전에 리스크를 방어할 수 있을 뿐 아니라, 계약에 숨어있던 권리를 챙겨 기업의 자산을 지킬 수 있습니다. 이런 부분들이 오늘날의 법무팀에게 요구되는 가장 중요한 역할입니다.

프릭스팀이 지금까지 인터뷰했던 많은 사내변호사분들이 공통적으로 강조한 것은 법무팀과 현업의 소통이었습니다. 계약서를 법률 문서로만 다루는 것을 넘어, 현업에서 계약서의 이행과 사후관리가 잘 이루어질 수 있도록 명확한 가이드라인을 제시하는 것이 기업의 이익과 신뢰를 지키기 위한 법무팀의 역할입니다.

법무팀과 실무부서가 공동의 목표를 향해 나아가는 법

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기존 계약관리 방식의 한계 - 담당자 개인의 역량만 믿으실건가요?

많은 회사들이 여전히 계약관리를 시스템이 아닌, 담당자의 기억력과 꼼꼼함 같은 ‘개인기’에 의존하는 경우가 많습니다. 이런 방식은 아래와 같은 여러 문제에 부딪히게 됩니다.

A. 파편화된 관리 방식: "그 계약서, 대체 어디에 있나요?"

한번 상상해보세요. 중요한 계약과 관련하여 갱신 조건을 확인해야하는데, 담당자가 휴가 중입니다. 계약서는 그의 개인 이메일 첨부파일, 바탕화면 폴더, 클라우드 드라이브, 슬랙 중 어디에 있을까요? 계약서 하나를 찾기 위해 상당한 시간이 소요되고, 만약 담당자가 퇴사하거나 부서를 이동한다면 계약의 존재조차 모르게 될 수도 있습니다. 이는 회사의 권리와 의무가 기재된 중요한 데이터가 제대로 관리되지 않는 심각한 리스크이며, 이로 인해 보이지 않는 비용이 계속해서 발생하게 됩니다.

B.수작업의 한계: 알림 없는 엑셀 시트와 인간의 실수

엑셀로 계약 목록을 정리해 관리하는 기업도 있습니다. 하지만 엑셀은 데이터를 쌓기에는 훌륭한 도구이지만, 계약 만료일, 갱신 안내, 의무 이행일과 같은 중요한 일정을 리마인더 해주는 기능은 없습니다. 결국 담당자가 자신의 캘린더에 일정을 등록하여 일정을 관리해야 하고, 회사는 담당자 개인에게 의존해야합니다. 적게는 수십, 많게는 수백, 수천 건의 계약에서 파생되는 일정과 의무를 한 사람의 기억에만 의존하는 것은 매우 위험합니다. 인간은 누구나 실수를 하기 마련이고, 그 작은 실수가 회사엔 때로 수천만원, 수억원 이상의 손실로 돌아올 수 있기 때문입니다.

C. 책임의 공백: 모두의 계약, 결국 아무도 관리하지 않는 계약

계약서 '법무 검토'는 법무팀의 역할이라는 인식이 명확하고, 이는 표준적인 프로세스로 자리 잡았습니다. 하지만 일단 계약이 체결된 이후에는 갱신, 대금 청구, 의무 이행 점검, 종료 등 ‘관리’ 업무가 자연스럽게 계약을 추진했던 부서의 몫이 되는 경우가 많습니다. 심지어 어느 담당자가 지정되지 않기도 합니다.

문제는 이 관리가 '부서' 단위의 시스템이 아닌 담당자 개인의 역량과 책임감에 강하게 의존한다는 점입니다. 이 때문에 담당자가 퇴사하거나 다른 부서로 이동하는 등 인사이동이 발생하거나, 여러 업무로 인해 주 담당자가 불분명해지는 순간, 해당 계약은 사실상 아무도 관리하지 않는 상태에 놓이게 됩니다.

결국 계약 만료일을 놓쳐 불필요한 비용이 발생하거나, 중요한 권리를 제때 행사하지 못하는 등 이행관리 문제가 터진 뒤에야 사후적으로 계약서를 찾아보고 부랴부랴 대응하는 악순환이 반복됩니다. 이는 중앙화된 관리 시스템의 부재로 담당자 개인에게만 의존하는 관리 방식이 얼마나 취약한지를 보여줍니다.

계약 생애 주기 관리(CLM)가 필요하며, 적임자는 법무팀입니다

이러한 문제들을 근본적으로 해결하기 위해서는 계약을 '점'이 아닌 '선'으로 바라보는 관점의 전환이 필요합니다. 즉, 계약이 만들어지고, 실행되고, 종료되는 전 과정, '계약 전 생애 주기(Contract Lifecycle)'를 통합적으로 관리해야 합니다. 그리고 이 관리 시스템의 중심에서 지휘자 역할을 가장 잘 수행할 수 있는 계약관리 담당 조직은 단연 법무팀입니다.

계약의 생애를 크게 세 단계로 나누어 각 단계별 관리 포인트와 리스크를 살펴보면, 왜 법무팀이 적임자인지 더욱 명확하게 알 수 있습니다.

물론, 개별 계약의 실무적인 이행(예: 물품 납품, 서비스 제공)은 현업 부서에서 진행됩니다. 하지만 이 모든 과정이 중앙에서 통합적으로 관리되고 조율되지 않으면 각 부서는 각 부서 고유의 업무에만 집중하기 쉽습니다. 이런 현상이 계속되면, 조직 내 부서나 팀이 서로 독립적으로 기능하고 협력하지 않는 사일로 현상(링크)으로 이어질 수 있습니다. 계약의 시작부터 끝까지, 모든 단계에 걸쳐있는 법적 리스크와 비즈니스적 기회를 전체적인 관점에서 조망할 수 있는 법무팀이 계약 관리 시스템을 설계하고, 주도해야 하는 이유입니다.

CLM - 계약 생애 주기 관리를 위한 법무팀의 가장 강력한 무기

하지만 현실적으로 법무팀의 제한된 인력으로 전사의 모든 계약을 시스템화하고 관리하는 것은 정말 어려운 일입니다. 각 부서마다 오랫동안 유지해 온 실무 관행이 있고, 운영 방식의 변화가 필요하기에 전사적인 공감대 형성과 막대한 리소스 투입이 필요하기 때문입니다.

이때 프릭스와 같은 CLM(Contract Lifecycle Management) 솔루션은 법무팀이 비교적 적은 리소스로 전사적 계약관리 시스템을 효과적으로 도입할 수 있는 가장 현실적이고 강력한 해답이 되어줍니다. CLM이란, 계약의 작성, 내부 승인, 전자 서명부터 이행 관리, 갱신 및 종료에 이르는 계약의 전 생애 주기를 하나의 플랫폼에서 체계적으로 관리하고 업무를 자동화하는 것에 특화된 시스템을 의미합니다.

실제로 최근 많은 기업의 법무팀이 이러한 필요성을 인지하고 CLM 도입에 높은 관심을 보이며, 프릭스의 도입을 주도하는 경우가 늘고 있습니다. CLM 도입을 통해 법무팀은 전사의 계약을 중앙에서 통제하고, 컴플라이언스 리스크를 획기적으로 줄일 수 있습니다.

PwC의 “Contract governance & lifecycle management” 레포트에 따르면, CLM은 규제를 준수하고, 컴플라이언스를 강화하기 위해 필요한 계약의 가시성을 높여주는 역할을 하기에, 기업경영의 투명성을 위해 필수적이라는 점을 잘 알 수 있습니다. (링크)

계약 데이터 인사이트 – CLM이 만들어내는 새로운 가치

PwC는 CLM이 단순히 계약을 보관하거나 승인 절차를 자동화하는 시스템이 아니라, 계약 데이터를 경영 의사결정에 활용할 수 있는 인텔리전스 허브로 진화하고 있다고 강조합니다.

CLM을 통해 기업은 계약의 현황과 흐름을 한눈에 파악하고, 계약 데이터에서 경영에 활용할 수 있는 인사이트를 얻을 수 있습니다.

예를 들어, 프릭스에서는 대시보드 기능을 통해 계약의 총 개수, 누적 계약 대금, 미수금 현황, 주요 일정을 한 눈에 확인할 수 있으며, 계약 유형·부서·거래처 등 태그별로 어떤 계약이 가장 많은지를 분석해 계약 현황을 시각적으로 이해할 수 있습니다. 이를 통해 법무팀은 단순한 문서 관리를 넘어, 데이터를 기반으로 현업의 실행력을 높이고, 경영진의 더 나은 의사결정을 지원할 수 있습니다.

프릭스 대시보드

CLM의 올바른 정착, 내부의 의지와 외부의 전문성이 함께할 때 가능합니다

CLM 솔루션을 도입하는 일은 단순히 새로운 소프트웨어를 구매하는 차원을 넘어, 회사의 업무 방식과 조직 문화를 변화시키는 큰 전환점이 됩니다. 딜로이트의 “Unlocking the benefits of contract life cycle management” 레포트에 따르면, CLM은 단순한 기술 도입이 아닌, 기업의 계약관리 프로세스와 운영 체계를 재설계하는 혁신입니다.(링크)

따라서 CLM의 성공적인 정착을 위해서는 내부의 꾸준한 노력과 외부 전문가의 조력이 시너지를 내는 것이 중요합니다. PwC 역시 레포트에서 기술 도입에서 그치기보다, 외부 전문가의 지원을 받는 것이 바람직하다고 말하고 있습니다. (링크)

내부적으로는 최고경영진부터 실무자에 이르기까지, 계약 데이터를 기업의 중요 자산으로 인식하고 이를 체계적으로 관리하려는 강력한 의지와 지원이 필수적입니다. "왜 우리가 하던 방식을 바꿔야 하지?"라는 구성원들의 저항을 극복하려면, 새로운 시스템이 가져올 긍정적인 변화에 대해 충분히 설명하고, 공감대를 형성하기 위한 충분한 교육과 소통이 동반되어야 합니다.

프릭스 팀은 단순히 서비스 구독만 제공하는 것을 넘어, 다양한 고객사를 상대하며 쌓아온 계약관리 방식에 대한 충분한 이해를 바탕으로 최적의 관리 프로세스를 함께 설계합니다. 새로운 분류체계에 따라 계약서를 등록 및 관리할 수 있도록 지원하며, 기존 계약서의 마이그레이션에 대해서도 컨설팅을 제공하고 있습니다. 예를 들어, 최근에는 코스닥 상장사의 프릭스 도입 과정에서 대량의 물리적 계약서를 디지털 데이터로 전환하는 마이그레이션을 지원했습니다.

계약관리는 이제 ‘보관’이 아닌 ‘경영’입니다

지금까지 살펴본 것처럼, 담당자의 개인 능력에만 기대는 주먹구구식 계약관리는 기업 성장의 발목을 잡는 보이지 않는 비용을 계속 쌓아가는 시한폭탄과도 같습니다. 계약이 만들어지는 순간부터 종료될 때 까지, 그 모든 과정을 체계적으로 관리하는 일은 이제 일부 대기업에만 필요한 일이 아닙니다. 모든 기업이 생존하고 성장하기 위해 반드시 갖춰야 할 전략입니다.

그리고 이 전략의 중심에는 법무팀이 있어야 합니다. CLM은 법무팀이 단순 서류 처리에 머무르지 않고, 데이터에 기반한 통찰력으로 비즈니스에 실질적인 가치를 더하는 전략적 파트너로 성장하는 데 강력한 힘이 되어줄 것입니다.

다음 글은 [법무팀은 처음이라] 시리즈의 마지막 편, [성공하는 법무팀의 특징]입니다. 다음 글에서는 소통을 잘하는 법무팀이 되려면 어떻게 해야하는지, 일을 되게 만드는 법무팀은 어떤 특징을 가지는지 살펴보고, 궁극적으로 법무팀이 기업의 이익을 극대화하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

감사합니다.