팩토스퀘어는 <견적서-계약서-잔금-세금계산서>라는 일련의 계약관리 프로세스를 엑셀 파일로만 관리하고 있었습니다. 이로 인해 정보가 제대로 취합되지 않고 휴먼 에러가 발생하는 등 큰 불편함을 겪고 있었는데요. 그랬던 팩토스퀘어가 계약관리의 전 과정을 통합해 관리할 수 있는 솔루션으로 프릭스를 선택했습니다. 팩토스퀘어는 왜 프릭스를 선택했을까요? 팩토스퀘어를 만나 자세한 이야기 들어 보았습니다.

💄 팩토스퀘어는 초기 뷰티 브랜드들이 적은 수량으로도 빠르게 제품을 생산할 수 있도록 돕는 솔루션을 제공합니다. 기존 화장품 제조 공정은 대량 생산에 맞춰져 있어 최소주문수량(MOQ)이 보통 1만 개 이상이 필요했습니다. 그러나 팩토스퀘어는 제조 공정을 혁신하여 최소주문수량을 1,000개까지 낮추고, 주문 후 6주 안에 생산이 가능하도록 만들었습니다. 이를 통해 초기 뷰티 브랜드들도 부담 없이 제품을 출시할 수 있게 되었습니다.

1. K-뷰티 브랜드의 글로벌 도약을 견인할, 팩토스퀘어

Q. 안녕하세요, 인터뷰에 응해주셔서 감사합니다. 팩토스퀘어를 소개해 주세요.

안녕하세요, K-뷰티 생산 솔루션 팩토스퀘어 입니다. 팩토스퀘어는 브랜드의 업무 중 생산 단계에서 큰 허들이 되어온 너무 많은 최소주문수량(MOQ)을 1,000개 수준으로 낮추고, 리드타임을 6주로 줄일 수 있는 공정을 설계합니다.

2023년 6월에 사업을 시작했는데 시작과 동시에 글로벌 VC로부터 투자를 유치했고, 60개 이상의 공장과 소통하며 최적 생산 엔진을 만들어냈습니다. 이 엔진을 기반으로 9월 기준 약 1,700개의 브랜드 회원사를 확보했으며, 설립 후 1년여 만에 누적 생산 프로젝트 100건을 돌파했습니다.

Q. 팩토스퀘어와 관련해 '이건 꼭 자랑하고 싶다' 하는 것이 있으신가요?

팩토스퀘어의 2가지 강점, 즉 <소량 생산 역량>과 <빠른 생산 역량> 입니다. 이 두 역량으로 적은 비용으로 부담 없이 시장 테스트를 해 볼 수 있는 혁신적인 화장품 생산 프로세스를 제공합니다. 팩토스퀘어를 통해 앞으로 더 많은 K-뷰티 브랜드가 과감하게 글로벌 진출을 시도할 수 있을 것이라 봅니다.

창업한 지 1년 정도밖에 되지 않았지만 1,700개의 브랜드 회원사를 확보할 만큼 빠르게 성장하고 있으며, 고객사의 반응도 매우 긍정적입니다. 앞으로도 수출을 위한 화장품 인증, 화장품 원료·용기 데이터 확보 등을 통해 글로벌로 나가려는 화장품 브랜드사의 든든한 지원군이 되겠습니다.

2. (프릭스 도입 전) "휴먼에러가 발생할 수 있다는 불안감"

Q. 프릭스 도입 전에는 계약을 어떻게 관리하셨는지 궁금합니다.

기존에는 엑셀로만 계약관리를 했습니다. 엑셀로 정리 후 관련자에게 해당 파일을 메일로 공유하는 방식으로 의사소통을 이어 나갔는데 고객사가 늘면서 이 방법이 한계에 봉착했습니다. 소수의 인원으로 다수의 고객을 대응해야 하는데 엑셀만으로는 놓치는 부분도 많고, 시간도 너무 오래 걸렸습니다. 이때부터 더 효율적으로 관리할 방법은 없을까 조금씩 고민해왔고, 'SaaS를 써보자' 라는 결론에 이르렀습니다.

Q. 구체적으로 어떤 어려움을 겪으셨나요?

휴먼에러를 방지할 수 없다는 게 가장 어려운 점이었던 것 같습니다. 개인이 엑셀로 관리하다 보면 0을 덜 입력하는 등 견적 가격을 잘못 입력할 수 있잖아요. 사람이 하는 일이니까요. 그런데 해당 데이터를 혼자 편집하다 보니 크로스체크가 불가능했습니다. 개인적인 실수를 통제할 수가 없었던 거죠. 잘못된 데이터는 향후 큰 리스크로 이어질 수 있기에 이렇게 계속 불안함을 가지고 업무를 해나갈 수는 없다고 판단했습니다.

Q. 그러다 어떻게 프릭스를 검토해 볼 생각을 하게 되셨을까요?

'SaaS를 써보자'는 결론을 내리고서는 빠르게 업체 비딩을 진행했습니다. 다른 서비스를 여러 방면에서 검토해 봤는데 그중에서 프릭스를 써야겠다고 마음먹은 결정적인 이유는 딱 한 문장으로 설명할 수 있습니다. 'Simple is the best'. 프릭스는 단순함의 가치가 빛났습니다. 솔루션이 매우 직관적이어서 자세한 설명 없이도 누구나 빠르게 적용해 사용할 수 있었습니다. 타 시스템은 너무 복잡해서 사용하려면 교육 시간을 따로 마련해 직원분들에게 조작법을 알려드려야 했는데 이러한 과정이 다 시간이고 비용이니 큰 허들로 작용했습니다. 결국 '프릭스가 답이다' 라는 결론에 도달해 바로 도입했습니다.

올인원 계약관리 솔루션 프릭스는 직관적인 UI/UX를 자랑합니다.

3. (프릭스 도입 후) "견적서부터 세금계산서까지, 모든 생산 관리 프로세스 프릭스 하나로 관리"

Q. 프릭스 도입 후, 불편했던 경험이 바로 해결되었을까요?

프릭스는 단순함을 바탕으로 한 통합의 가치가 빛나는 것 같습니다. 심플하지만 정교한 솔루션입니다. 프릭스 도입 후 휴먼에러 발생률이 거의 0에 수렴하고, 견적서-계약서-잔금-세금계산서의 프로세스를 프릭스 하나로 처리해 업무가 무척 편해졌습니다. 이 시스템, 저 시스템 옮겨 다닐 필요 없이 프릭스에서 견적서부터 세금계산서까지 한 번에 처리할 수 있다니. 엑셀만으로 관리할 때는 꿈도 꾸지 못 했던 일입니다.

더불어 대표님이 변호사 출신이시라고 들었는데 계약서 템플릿도 이미 법적 검토가 완료된 것을 제공하는, 이런 세심한 부분까지 챙겨주는 것이 되게 신뢰가 가고 믿음직스러운 것 같습니다.

변호사가 직접 검토한 양식을 활용해 계약서를 작성할 수 있습니다.

Q. 현재 프릭스에서 가장 잘 활용하고 있는 기능이 있다면요?

프로젝트 탭에 있는 모든 기능을 잘 활용하고 있습니다. 팩토스퀘어의 생산 파트는 생산, 용기, 주입, 영업으로 세부 분야가 나뉘어 있습니다. 이것을 반영해 프릭스에서 프로젝트를 따로 생성해 관리하고 있는데요. 생산 파트의 프로젝트는 생산 파트에만, 용기 파트의 프로젝트는 용기 파트에만 알림이 가게 설정할 수 있어 직원 개개인이 자신이 맡은 업무에만 집중하도록 유도할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 업무 복잡도가 확실히 줄었습니다.

또한 프릭스는 해당 프로젝트와 관련된 계약서, 인보이스, 영업문서, 매출&매입의 합계, 세금계산서, 메모 등을 한곳에 모아 보여줍니다. 그만큼 전방위적으로 커버가 가능합니다. 인수인계할 때도 다른 설명 없이 프릭스만 보여줘도 될 정도로 프로젝트에 대한 히스토리가 일목요연하게 잘 정리되어 있습니다. 업무 생산성이 이렇게 올라갈 줄 알았더라면 진즉 바로 도입할 걸. (웃음) 빨리 도입하는 것이 답입니다.

Q. 다른 툴이나 서비스가 아닌 프릭스를 도입해야겠다고 결심하게 된 결정적인 이유가 있을까요?

앞서 말씀드렸듯, 고객사별, 프로젝트별로 프로세스를 한눈에 정리해주는 게 좋았습니다. 사업 특성상 프로세스를 잘 관리하는 것이 중요한데 타 서비스들은 전자계약이면 전자계약, 견적서면 견적서, 세금계산서면 세금계산서 이렇게 하나의 기능에만 특화되어 있어 전체를 한 번에 관리까지 하는 것엔 무리가 있더라고요.

그런데 프릭스에선 해당 기능이 되는 것은 물론이고 그것을 넘어서 어떤 고객과 어떤 프로젝트를 진행하고 있고 해당 프로젝트에 얼마의 비용이 드는지 등을 한 번에 확인할 수 있도록 구성되어 있어 사용하면서도 '업무 프로세스를 정확히 이해하고 만든 서비스 같다' 고 감탄했습니다. 타 서비스는 단순 기능에만 초점을 맞췄다면 프릭스는 사용성에 집중한 느낌이 들었고 이 부분이 정확히 우리의 니즈에 부합했습니다.

프릭스의 프로젝트 탭에서 프로젝트 관련 일정, 계약서, 견적서/인보이스, 첨부파일, 메모 등을 한눈에 확인할 수 있습니다.

Q. 프릭스 도입 후, 내부 반응이 어땠는지도 궁금해요.

특별하게 설문조사를 진행하진 않았지만, 프릭스 도입 후 특별한 질문이 없었다는 점이 직원분들 모두 빠르게 적응해서 잘 사용하고 있다는 방증이 아닐까 생각합니다. 불편하거나 어떻게 쓰는지 모르겠다거나 하면 모두 질문을 많이 주셨을 텐데 크게 질문을 받은 기억이 없습니다.

새로운 시스템 도입을 이끌어야 하는 입장에서 가장 걱정되는 부분이 '적응과 온보딩'인데 확실히 시스템이 심플해서 다들 어렵지 않게, 큰 불편함 없이 바로 적응해서 사용하시는 것 같습니다. 도입 담당자 입장에서는 이럴 때 가장 뿌듯함을 느낍니다.

Q. '이런 기업은 꼭 프릭스 도입해 보세요.' 프릭스를 추천해 주신다면요?

팩토스퀘어에 잘 맞는 것을 보니, 다른 제조업 회사에도 유용할 것 같습니다. 제조업의 생산 프로세스에서는 프로젝트 관리가 매우 중요합니다. 계약서 작성 시스템 따로, 인보이스 발행 시스템 따로 하다 보면 거시적인 관점에서 관리하기가 어렵습니다. 프릭스 하나면 여러 시스템 사용할 필요 없이 프로젝트 관리까지 모두 커버할 수 있으니, 처음부터 바로 프릭스를 사용하는 것을 추천해 드립니다!

4. 소수정예 유니콘이 되는 그날까지

Q. 팩토스퀘어의 앞으로의 목표도 궁금해요.

팩토스퀘어는 소수정예 유니콘 기업이 되는 것을 목표로 하고 있습니다. 이를 위해 생산 공정을 세분화하고 각 파트별로 최적화된 시스템을 구축하여, 모든 팀원이 자신의 역할에 집중하고 최고의 성과를 낼 수 있는 환경을 만들어 가고 있습니다. 특히, 기존의 많은 최소주문수량(MOQ)과 긴 생산 리드타임이라는 업계의 한계를 혁신적으로 개선한 만큼, 앞으로도 효율성과 품질을 동시에 높이는 새로운 솔루션을 지속적으로 연구하고 도입할 계획입니다. 이를 통해 더 많은 초기 뷰티 브랜드들이 부담 없이 시장에 진입하고 성장할 수 있도록 지원하며, 글로벌 K-뷰티 시장의 성장을 함께 이끌어 나갈 것입니다.

Q. 팩토스퀘어와 프릭스가 함께 만들어 나갈 시너지, 정말 기대됩니다!

감사합니다. 프릭스에서 나오는 새로운 기능도 가장 먼저 체험해 보며 적극적으로 활용하도록 하겠습니다. 앞으로도 프릭스는 계속 좋은 방향으로 업데이트되리라 믿습니다. 팩토스퀘어, 프릭스 화이팅!

견적서부터 인보이스, 세금계산서까지!
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