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회사를 운영하는 데 꼭 필요한 절차지만, 대표님이 직접 챙기기엔 비효율적인 업무들이 있습니다.
| "대표님, 5,000원짜리 비품 사려는데 결재 부탁드립니다."
오늘도 영수증 처리나 휴가 신청서에 서명하느라 너무 많은 시간을 쏟고 계시진 않나요? 창업 초기에는 대표가 살림을 직접 챙기는 것이 미덕이지만, 조직이 커질수록 너무 자잘한 결재는 회사의 성장을 가로막는 병목이 될 수 있습니다.
이렇듯 대표이사가 모든 세부 업무를 다 챙기는 것은 어렵기 때문에 위임전결규정이 필요해집니다. 위임전결규정을 만들고 적용하면 회사는 더 이상 특정 인물의 판단에만 의존하지 않고, 체계적인 시스템 안에서 움직입니다. 리더는 불필요한 결재에서 해방되고, 조직은 더 빨라지며, 사고를 예방할 수 있습니다.
그럼 지금부터 위임전결규정이 무엇인지, 실무에 어떻게 적용해야 하는지 자세히 알아보겠습니다.
위임전결규정, 왜 필요한가?
위임과 전결의 진짜 의미
위임은 권한의 일부를 담당자에게 믿고 맡기는 것, 전결은 위임된 범위 안에서 담당자가 스스로 최종 결정을 내리는 것입니다. 즉, 위임전결규정은 업무의 경중에 따라 권한을 부여해 담당자가 결정할 수 있도록 하는 규칙입니다.
많은 분들이 위임을 ‘귀찮은 일을 넘기는 것’으로 오해하곤 합니다. 하지만 진정한 위임전결은 권한과 책임을 담당자에게 함께 일임하는 것입니다. “이 예산 범위 내에서는 당신이 결정권자다”라는 신뢰를 바탕으로, 결과에 대한 책임까지 지게 하는 것입니다.
위임전결규정을 도입하면 어떤 효과가 있나요?
체계적인 위임전결규정이 자리 잡으면 조직은 다음과 같이 변화합니다.
속도 향상: 결재 대기 시간이 크게 단축됩니다. 현장에서 즉시 결정하고 실행하므로 비즈니스 속도가 빨라집니다.
구성원의 성장: 실무자가 스스로 결정하고 책임지는 과정에서 오너십을 갖춘 리더로 성장합니다.
리스크 관리: 누가, 언제, 어떤 근거로 승인했는지 기록이 남아 투명한 내부 통제가 가능해집니다.
헷갈리는 결재 용어+ 결재 라인 표시 방법 정리
전결 vs 대결 vs 후결 실무에서 자주 혼동하는 세 가지 개념을 명확히 구분해야 합니다.
우선, 일반적인 결재 방식은 다음과 같습니다.
담당자부터 최종 결정권자까지, 지정된 결재 라인을 순차적으로 거치는 가장 기본적인 승인 절차입니다
표시 방법: 직급 차례대로 자신의 서명란에 서명하고, 최종 결재권자는 결재한 날짜를 함께 표시합니다.
전결: "이 건은 제 선에서 처리하겠습니다."
규정에 따라 정해진 위임 범위 내에서 실무 책임자가 자신의 이름으로 최종 승인을 하는 가장 일반적인 결재 형태입니다.
표시 방법: 전결권자의 서명란에 “전결” 표시한 후 서명 날짜를 함께 표시하고, 서명하지 않는 사람의 서명란은 만들지 않거나 대각선을 그어 삭제 표시합니다.
대결: "자리에 안 계시니 대신 처리합니다."
결재권자의 부재 시 업무의 공백을 막기 위해 대리인이 권한을 빌려 대신 결재하는 것을 의미합니다. 남용되어서는 안되며, 사후 보고가 필수적입니다.
표시 방법: 대결하는 사람의 서명란에 “대결” 표시한 후 서명 날짜를 함께 표시하고, 서명하지 않는 사람의 서명란은 만들지 않거나 대각선을 그어 삭제 표시합니다.
후결: "급하니까 먼저 처리하고 보고하겠습니다."
예외적인 조항입니다. 화재, 서버 다운 등의 긴급한 상황에서 ‘선 조치 후 보고’하는 방식으로, 정말 위급한 비상상황에만 허용됩니다.
표시 방법: 후결하는 사람의 결재란에 “후결” 표시하고 서명한 후 서명 날짜를 함께 표시하고, 사후보고하여 최종 결재권자의 날인/서명을 받습니다.
합의: “우리 부서가 전문성이 있거나 영향이 있는 것이면, 같이 확인해야 합니다.”
결재 도장을 찍는 상하 관계가 아니라, 해당 업무와 연관된 전문 부서나 협업이 필요한 관련 부서의 확인을 받는 절차입니다.
계약 체결 시: 법무팀 합의 필수
예산 지출 시: 재무팀 합의 필수
인사 발령 시: HR팀 합의 필수
결재선에 결재와 합의를 같이 표시하는 경우, 그 역할(결재/합의)을 함께 표시해주어야합니다.
💡 Tip. 합의가 왜 중요한가요? 영업팀장이 매출 욕심에 불리한 계약을 덜컥 진행하려 할 때, 법무팀이 합의 단계에서 제동을 걸 수 있습니다. 규정에 "계약, 규제 등 법적 해석이 필요한 사항은 법무와 협의를 거쳐야 한다."는 조항을 넣으면 발생할 수 있는 위험을 미리 막을 수 있습니다.
예시: 제12조(협의사항) 위임전결사항 중 다른 부서와 관련되는 사항은 해당 부서와 협의하여야 하며, 협의되지 않은 경우에는 해당 업무를 조정할 수 있는 상급자의 결재를 받아야 한다. (보훈부 위임전결규정)
Tip! 전결 사안을 대결하는 경우에는 어떻게 하나요?
전결권자가 부재하여 대결이 필요한 경우,
전결권자의 결재란에 “전결”표시한 후,
대결권자의 결재란에 “대결”표시하고 서명한 후 서명 날짜를 함께 표시합니다.
일반적인 전결/대결 과정과 마찬가지로 서명하지 않는 사람의 서명란은 만들지 않거나 대각선을 그어 삭제 표시합니다.
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실전! 우리 회사에 맞는 기준 세우기
전결 기준의 3대 축: 중요도, 금액, 빈도 어디까지 맡겨야 할지 막막하다면 다음 세 가지 기준을 적용해 보세요.
중요도: 리스크가 크고 되돌리기 힘든 결정일수록 상위 관리자가 결재해야합니다.
금액: 가장 명확한 기준입니다. (예: 100만 원 미만 팀장 전결, 500만 원 미만 본부장 전결)
빈도: 매일 반복되는 소모품 구매나 식대 등은 실무자에게 위임하는 것이 효율적입니다.
금액 관련 팁 - 금액 쪼개기와 예산 내 전결
💡 주의! 금액 쪼개기를 조심하세요.
전결 한도를 맞추기 위해 예컨대 1억 원짜리 계약을 5천만 원짜리 2개로 나누어 기안하는 꼼수가 종종 발생합니다. 이를 막기 위해 규정에 "동일 거래처, 동일 프로젝트 건은 합산하여 전결권자를 정한다"는 문구를 꼭 포함하세요.
💡 예산 승인 한도를 걸어두면 권한을 더 내리고, 더 빠르게 움직일 수 있어요
같은 금액이라도 '예산 내 집행'과 '예산 외 집행'은 다릅니다. 이미 승인된 예산 범위 내라면 팀장에게 맡겨도 되지만, 예산에 없던 돈을 쓸 때는 전결 권한을 한 단계 상향(예: 팀장 → 부장)하도록 설계하여 재무적 리스크를 통제해야 합니다.
위임하면 안되는 대표이사 권한
모든 권한을 위임할 수는 없습니다. 아래 예시와 같이, 회사의 존립 및 운영과 관련된 핵심 사안은 대표이사가 직접 처리해야 합니다.
법령 및 정관상 최고 의사결정권자의 고유 권한
연간/반기/분기 사업 계획 승인
임원급 인사 채용 및 해임
대규모 자금 차입 및 투자 결정
정관 변경 및 조직 개편
위임전결규정표 작성 노하우
줄글로 된 규정은 가독성이 떨어져 매 업무마다 확인하기 어렵기에, 세부 업무별로 전결권자를 표현한 표를 작성하여 직관적으로 보여주는 게 좋습니다.
세로축에 '업무 구분', 가로축에 '직위'를 배치한 뒤, 업무별 최종 전결권자를 표시하는 표 형태가 실무에서 가장 많이 사용됩니다.
운영 시 주의할 점
규정을 만드는 일보다 중요한 건 제대로 운영하는 것입니다. 잘 만든 규정도 관리가 소홀하면 유명무실해집니다. 위임전결규정이 제대로 작동하게 하기 위해서 아래 세 가지 포인트를 꼭 확인하세요.
권한과 책임을 같이 부여했는가?
권한만 주어지고 책임을 묻지 않으면 도덕적 해이가 발생할 수 있습니다. 권한의 크기만큼 책임의 무게도 명확히 해야 합니다.
조직의 변화에 따라 업데이트하고 있는가?
조직 구조는 변화하였는데, 규정은 변하기 전 상태로 남아있다면 무용지물입니다. 조직 개편 등 주요 변화가 있을 때, 규정도 업데이트해야 합니다.
💡실무 팁: 위임전결규정을 일부 개정하여 업데이트하게 되면, 이전 버전과 달라진 점만 확인할 수 있도록 신·구조문 대비표를 만들어 고지하는 것이 좋습니다.
기준이 모호할 땐 누가 판단하는가?
모든 상황을 규정에 담을 순 없습니다. 규정에 없는 애매한 사항이 발생했을 때를 대비해 **"본 규정에 명시되지 않은 사항은 주관 부서장(또는 법무팀장)의 해석에 따른다"**는 조항을 넣어두면 불필요한 사내 분쟁을 줄일 수 있습니다.
규정을 위반한 전결권 행사는 효력이 있나요?
A. 원칙적으로 권한 없는 계약은 효력이 없습니다. 하지만 실제 상황에서는, 회사가 일부 책임을 져야 할 가능성이 높습니다. 법적으로 '표현대리(권한이 있는 것처럼 보임)'가 인정되면 회사는 계약 내용을 모두 이행해야 합니다. 설령 표현대리가 인정되지 않더라도, 직원을 제대로 관리하지 못한 책임을 물어 '사용자 배상 책임'을 져야 할 수도 있습니다.
실제로 법원은 팀장이 전결 규정을 어기고 대표이사가 아닌 부장의 인감을 사용해 임의로 체결한 계약에 대해, 표현대리는 인정되지 않았지만 회사가 거래 상대방에게 손해액의 40%인 약 2억 원을 배상하라는 판결을 내린 바 있습니다. (청주지방법원 2011가합6677). 따라서 사규를 만드는 것을 넘어, 전산 시스템 등을 활용하여 권한 없는 결재가 이루어지지 않도록 투명하게 관리해야 합니다.
결론: 기준이 명확할수록, 회사는 더 빨라집니다
지금까지 위임전결규정이 왜 필요한지, 그리고 실무에서 어떻게 기준을 세우고 적용해야 하는지 살펴보았습니다.
기존 리더들의 시간은 단순한 확인이 아닌 중요 의사결정에 쓰여야 하고, 실무자는 단순 수행원이 아니라, 권한과 책임을 쥔 리더로 성장해야 합니다. 잘 만든 위임전결규정으로 이를 가능하게 해보세요.
물론 단순히 규정집을 만드는 것에서 끝나서는 안됩니다. 권한의 범위가 불분명하거나 관리가 소홀하면, 예기치 못한 금전적·법적 리스크가 생길 수 있습니다. 조직의 규모와 변화에 맞춰 규정을 끊임없이 업데이트하고, 권한에 따른 책임을 명확히 해야합니다. 결재 프로세스가 현장에서 투명하게 지켜질 수 있도록 내부 결재 프로세스를 돕는 전문 시스템을 도입하는 것도 좋은 방법입니다.
이제 불필요한 결재는 없애고, 구성원 모두가 자신의 범위 안에서 주도적으로 움직이는 조직을 만들어 보세요. 제대로 된 기준 하나가 회사의 속도를 바꿉니다.
감사합니다.
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