“결제? 결재? 기안? 품의? 등의 용어를 제대로 알고 쓰고 계신가요?”

회사의 그룹웨어 혹은 ERP의 기능에 있어 사용하는 ‘기안’, ‘품의’, ‘합의’, ‘전결’ 같은 표현들은 맥락 상으로는 알아들을 수 있지만, 그 뜻을 정확히 설명하려면 헷갈리는 경우가 많죠. 특히 더 큰 규모의 회사로 이직했을 때, 혹은 처음 사회생활을 시작할 때 특히 어려우실텐데요, 프릭스가 실무에서 자주 쓰이는 결재 용어를 비교하면서 정리해 드립니다.

유의 사항: 아래 내용은 여러 그룹웨어/ERP 시스템을 보면서 보편적으로 사용되는 언어와 절차를 담은 것으로, 우리 회사의 그룹웨어 및 업무 절차와 맞는지는 추가 확인이 필요합니다.

결재 기본 용어 4가지 (결재 / 기안 / 품의 / 상신)

기안, 상신, 품의, 승인 등 실무에서 자주 쓰는 용어들을 모아봤습니다.

결재(決裁) - ‘결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인함’

결재는 어떤 사항에 대한 ‘승인’을 나타냅니다. 보통 하급자가 올린 문서를 상급자가 검토하고 승인하는 과정인 ‘결재’를 진행합니다. 근래에는 업무 속도를 높이기 위해 결재 절차를 간소화하는 추세지만, 중요한 사안의 경우 여전히 책임 소재를 분명히 하고 위험을 줄이기 위해 여러 검토 단계를 거치는 경우가 있습니다.

ex) 부장님, 기획안 결재 부탁드립니다.

기안(起案) - ‘사업이나 활동 계획의 초안(草案)을 만듦. 또는 그 초안’

조직 내에서 어떤 새로운 사업이나 활동을 하기 위해서는 계획을 세우고, 계획을 확인받아야 하겠지요? 기안은 이 과정에서 보고하기 위한 문서 초안을 만드는 행위나 초안 그 자체를 말합니다. 따라서 ‘기안서’는 사업 혹은 활동의 계획이나 기획, 의견 등을 최초로 제시하는 서류입니다.

ex) 이번 프로젝트 기안 결재 올렸습니다.

품의(稟議) - ‘웃어른이나 상사에게 말이나 글로 여쭈어 의논함’

품의는 어떠한 안건에 대해 상사에게 의논하는 것을 말합니다. ‘품의서’와 ‘기안서’ 모두 의견을 제시하는 서류라 헷갈릴 수도 있는데요. 실무적으로 기안서가 좀 더 포괄적인 의미이고 품의서는 지출내역과 같은 세부적인 내용을 더해 보다 간단히 작성하는 좁은 의미입니다.

ex) 품의서의 내용대로 진행한다면 약 nnn만 원의 지출이 있을 것으로 예상됩니다.

상신 (上申) - ‘윗사람이나 관청 등에 일에 대한 의견이나 사정 따위를 말이나 글로 보고함’

쉽게 말해 하급자가 상급자에게 결재서류나 품의서를 제출하는 행위를 말합니다. 전자결재 시스템의 “상신하기”는 결재선에 따라 문서를 올릴 수 있는 기능입니다.

ex) 이번 달 연차 상신했습니다. 결재 부탁드립니다.

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결재 단계별 용어 정리 (승인 / 반려 / 보류)

승인(承認) - ‘어떤 사실을 마땅하다고 받아들임’

결재권자가 문서 내용을 검토한 뒤 허가하는 것을 말합니다. 승인이 이루어져야 서류상의 요청 혹은 제안을 실행할 수 있게 됩니다.

ex) 승인되었으니 이번 달부터 실행에 옮기겠습니다.

반려(返戾) - ‘주로 윗사람이나 상급 기관에 제출한 문서를 처리하지 않고 되돌려줌’

쉽게 말해 거절된 문서입니다. 반려된 문서는 수정한 뒤 다시 결재를 상신하거나, 업무 사항이 변경되어 결재서류를 사용할 일이 없다면 문서를 파기합니다.

ex) 이 기획안은 반려했습니다. 효과성에 대한 부분을 수정하여 다시 결재 요청하시기 바랍니다.

보류(保留) - ‘일이나 안건 따위의 처리를 나중으로 미룸’

결재권자가 승인이나 반려를 하지 않고, 처리를 미루는 상태입니다. 추가 검토가 필요하거나 어떠한 사유가 있을 때 보류로 지정할 수 있습니다.

ex) 보류된 서류는 결재까지 일주일 정도 걸릴 듯 합니다.

부서 간 협업 결재 용어 정리 (합의 / 참조 / 협조 / 수신)

합의(合意) - ‘둘 이상의 당사자의 의사가 일치함. 또는 그런 일.’

업무의 담당 부서가 아닌 다른 부서가 결재 문서에 대해 확인을 해주어야 할 경우가 있습니다. 일반적으로 업무의 범위가 넓어 협업이 필요한 관련 부서의 협조 확인이나 전문 부서(예: 법무팀, 품질관리팀 등)의 사전 동의를 얻어야 할 때 합의 단계가 포함됩니다.

ex) 이 품의서는 법무팀과의 합의를 결재선에 포함해 주세요.

참조(參照) - ‘관련된 사항을 더불어 살펴봄.’

당사자가 아니거나 결재 권한이 없는 사람이지만 내용 공유가 필요할 때 서류에 ‘참조’를 걸게 됩니다. 참조자로 지정된 부서나 사람은 문서의 열람만 가능합니다. 전자결재 시스템에서는 참조자에게 문서가 전달되어, 알림이나 기록 용도로 활용됩니다

ex) 법무팀에게 참조 걸어두었습니다.

협조(協調) - ‘힘을 보태어 도움’

결재 과정에서 타 부서의 협력을 구하거나 관련 부서에 처리를 의뢰해야 할 때 사용하는 용어입니다. 협조는 부서 내에서 결정된 문서를 수신자에게 전달해 수신 부서에서 최종 완결 짓는 결재의 종류입니다. 주로 ‘협조 결재’, ‘협조전’이라 말합니다.

구체적으로는, 협조를 요청할 부서에게 ‘수신 부서’를 지정해 결재를 진행하고, 결재가 완료되면 해당 부서에 문서가 전달됩니다. 수신 부서는 요청 받은 협조 사항을 조치한 뒤 ‘협조 완료’를 표시합니다. 다른 부서와 함께 진행되는 절차라는 점에서 합의와 유사하나,
통상 합의가 협조보다 훨씬 더 무겁고 강제성 있는 절차입니다.

ex) 재무팀에 협조 결재 요청해서, 입금 완료 후 안내드리겠습니다.

수신(受信) - ‘우편이나 전보 따위의 통신을 받음. 또는 그런 일’

협조에서의 수신 부서는 일을 실제로 하는 부서가 협조 대상이라면, 일반적인 문서의 수신 문서는 말 그대로 결재 문서를 받아보는 부서입니다. 문서를 최종 완료한 후 협업 부서로 문서를 전달/복사하게 되며, 수신한 부서 혹은 담당자는 문서를 ‘접수’ 하여 추후 업무 및 결재에 활용합니다.

ex) 법무팀에서 변경한 전결규정을 영업부서에서 수신 및 접수하였습니다.

특별한 상황에서 쓰이는 결재 용어 정리 (전결 / 대결 / 후결 / 선결)

전결, 대결, 후결, 선결 차이 한눈에 먼저 보기

실제 예시와 함께 비교 정리해 드리겠습니다. 아래 예시는 A회사의 결재 프로세스입니다.

[A회사 결재 프로세스]

김사원 → 박대리 → 이과장 → 최부장 → 윤사장(최종 승인)

전결(專決) - ‘특정 직위나 권한을 가진 사람이 상급자의 승인없이 독자적으로 결재할 수 있는 권한’

결재선상의 최종 결재권자가 아닌 하위 직급자가 위임을 받아 최종 승인하는 것을 말합니다. 만약 위 예시에서 최부장의 전결권이 있는 업무는, 최부장의 결재로 완료됩니다. 결재 관련 직급별 권한 및 책임 범위를 명확하기 위한 규정을 "전결규정"이라고 부르기도 합니다.

김사원 → 박대리 → 이과장 → 최부장(최종 승인)

대결(代決) - ‘남을 대신하여 결재함. 또는 그런 결재’

‘대리 결재’를 의미하며, 결재권자가 부재 중일 때 다른 권한자가 대신 결재하는 것입니다. 보통 최종결재자의 직속 하위 직급자가 대결자로 지정됩니다.

김사원 → 박대리 → 이과장 → 최부장(최종 승인), 윤사장(부재 중)

후결(後決) - ‘결정권자가 자리를 비웠을 때 먼저 승인하여 집행하고 차후에 결정권자가 확인함’

‘사후 결재’라고도 하며, 긴급한 사안으로 인해 먼저 처리가 된 문서에 대해 사후에 형식적인 최종 승인을 하는 것을 말합니다. 예를 들어, 대결로 하급자가 우선 결재를 하여 업무가 진행되면, 후에 원래의 결재권자였던 상급자가 문서를 확인하여 결재하는 것을 ‘후결 처리’되었다고 합니다.

김사원 → 박대리 → 이과장(먼저 처리) ~ 시간이 지남 ~ → 최부장 → 윤사장(최종 승인)

선결(先決) - ‘먼저 해결하거나 결정함’

기존의 결재선을 건너 뛰고 먼저 결재를 하는 것을 말합니다. 아직 결재선이 도착하지 않은 문서에 대해 먼저 결재하는 기능입니다.

김사원 → 박대리 → (이과장), (최부장) → 윤사장(최종 승인)

이처럼 중간 결재권자를 건너뛰게 되면, 절차가 건너 뛰어진 결재자들은 이후 후열로 전환됩니다. 주로 전자결재의 옵션으로 이용되며, 빠른 결재를 가능하게 합니다.

결재 용어, 어려울 때마다 꺼내 보세요.

결재 용어, 이제 좀 친숙해지셨나요? 이번 글에서는 실무에서 자주 사용하는 결재 용어의 뜻을 알아보고 어떤 상황에서 사용하는지 알아보았습니다.

글을 꼼꼼하게 읽으면서 앞으로는 상황에 꼭 맞는 용어를 사용해보세요!

앞으로도 현장에서 바로 쓸 수 있는 실무 팁을 꾸준히 공유할테니, 블로그에 자주 방문해주세요.

감사합니다.

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