[위기의 법무팀] M&A 실사 계약서 제출 요청 폭탄, 어디서부터 정리해야 할까요? 계약서 제출 지연 없이 처리하는 법

계약서 추가 분류 제출 요청이 들어왔어요, 도와주세요!

계약서는 법무팀이 반드시 보관해야 하는 핵심 문서입니다. 전자계약으로 체결한 문서도 많지만, 여전히 실물 계약서를 스캔해 관리하는 경우도 많죠. 문제는 이 두 가지가 따로 관리되기 시작하면, 필요한 계약서를 제때 찾기가 어렵다는 점입니다.

프릭스는 A 법무팀의 문제를 어떻게 해결했을까요? 지금부터 그 해결 과정을 하나씩 소개해드릴게요.

이 글에서는 이런 내용을 소개합니다

• • 전자계약과 스캔본, 함께 관리하는 법
• • 원하는 계약서를 빠르게 찾는 분류 전략
• • 외부 제출할 때 보안 걱정 없이 공유하는 방법
  
  
  

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‘필요한 계약서를 바로 찾을 수 있는’ 계약 관리 환경 만들기

1. 계약서가 흩어져 있나요? 먼저 한 곳에 모으세요

계약서가 필요할 때 바로 찾을 수 있는 제일 기본적인 방법은 모든 유형의 계약서를 한 곳에서 관리하는 것입니다.

전자계약은 서비스 내에서 관리가 된다고 해도 스캔한 계약서는 따로 저장되어 있으니 찾기가 쉽지 않겠죠. 특히 담당자가 여러 명일 경우, 스캔본조차 나눠 관리될 가능성도 있습니다.

전자계약과 스캔본을 따로 관리하고 계시다면 ‘체결한 계약서 등록’ 기능으로 기존에 체결한 계약서 스캔본을 업로드해보세요. 프릭스는 체결 방식과 상관 없이 한 곳에서 관리가 가능해요.

전자계약과 스캔본을 함께 관리할 수 있습니다.

계약서 홈에 들어오면 계약서 제목, 체결 여부, 상태, 담당자, 생성일 등 계약서 설정들이 정렬되어 표시됩니다.

😐 계약서, 아직도 엑셀로 관리하고 계신가요? 찾을 때마다 헤매는 계약서, 이제는 관리 방식을 바꿔보세요.

프릭스 대시보드로 3초 만에 파악하기

2. 필터만 잘 써도 계약서 검색이 쉬워져요

모든 계약서를 한 곳에 업로드 했다고 해서 계약서를 빠르게 찾을 수 있는 것은 아닙니다. 특히 계약서 저장 형식이 종류마다 다르다면 검색으로 계약서를 찾는 일은 쉽지 않을 수 있겠죠. 따라서 필요한 계약서를 바로 찾으려면 ‘세분화된 계약서 분류 기능’ 이 필요한데요.

프릭스의 다양한 필터 기능을 활용하면 원하는 계약만 자유롭게 필터링해서 빠르게 찾을 수 있습니다.

• 담당자: 계약 담당자를 기준으로 문서를 조회할 수 있어요.
• 태그: 계약 유형 / 고객사 /회사 등 원하는 기준에 따라 자유롭게 정리할 수 있어요.
• 계약 타입: 신규 건과 갱신 건을 구분해 계약 진행 이력을 쉽게 추적할 수 있어요.
• 체결 여부: 체결 전인지 완료됐는지 상태에 따라 빠르게 분류할 수 있어요.
• 생성일: 생성일을 기준으로 원하는 시점의 계약서를 손쉽게 찾아볼 수 있어요.
  

‘자문계약서’, ‘생성일’, ‘담당자’ 등 원하는 기준으로 바로 필터링할 수 있습니다.

TIP: 태그를 계약 유형별로 지정하면 편리하게 관리가 가능해요. 태그 생성은 무제한으로 가능합니다.

🧐 우리 회사 계약서, 어떻게 관리되고 있나요? 계약서가 제대로 분류되어 있는지 체크해보세요!

→ 프릭스가 알려주는 관리 팁 5가지 확인하기

3. 누구에게 보여줄지, 어디까지 보여줄지 정할 수 있어요

계약서를 잘 분류했다고 해서 끝이 아닙니다. 제출은 또 다른 과제이죠. 이메일이나 우편을 이용하는 방법도 있지만, 둘 다 시간과 비용이 드는 비효율적인 방법인데요.

프릭스는 이 과정도 간편하게 만들어드려요.

‘계약서 외부 공유하기 기능’ 을 활용하면 계약서를 편리하게 전달할 수 있습니다. 또한, 업로드 된 계약을 공유하기 위해 직접 팀원을 초대할 수 있는데요. 이때 계약서 노출이 걱정이라면 프릭스 권한 설정 기능을 사용해보세요. 특정 계약서만 볼 수 있도록 조회 제한이 가능합니다.

‘외부 공유 링크’ 기능을 활용하여 편리하게 계약서를 전달하세요. 보안을 위해 공유 만료일과 암호를 설정할 수 있습니다.
프릭스 권한 기능을 사용하면 특정 팀만 계약서 조회가 가능합니다. 이 경우 검색으로도 확인이 불가능합니다.

🚨 놓치기 쉬운 계약 리스크, 미리 막는 게 가장 안전합니다. 계약관리 솔루션으로 줄일 수 있는 5가지 리스크 유형을 지금 확인해보세요. → 지금 바로 보러가기

Q. 팀원 초대가 무슨 뜻인가요?

A. 관리자를 제외한 모든 프릭스 사용자는 특정 팀에 속하게 돼요. 필요한 팀을 추가하고, 각 팀의 권한을 추가 / 제한 / 변경하면서 계약서 보안을 지켜보세요!

구체적인 권한 정보가 궁금하다면? 자세한 내용은 가이드를 확인해보세요 👀

A 법무팀의 인수합병 실사, 어떻게 마무리됐을까요?

갑작스러운 계약서 제출 요청, 빠르게 대응하고 싶다면

인수합병 실사처럼 급박한 상황에서도 계약 리스크 없이 대응하려면 계약서를 잘 정리하고, 빠르게 찾고, 안전하게 공유하는 구조가 필요한데요.

예고 없이 찾아오는 계약서 제출 요청, 프릭스와 함께라면 문제없이 대응할 수 있어요.

앞으로도 실무에서 자주 마주치는 법무팀의 위기 상황에 대해 프릭스가 어떻게 도움을 드릴 수 있는지 계속 소개해드릴 예정이니, 자주 들러주세요!

👀 오늘 살펴본 기능들, 더 자세히 알고 싶다면? 프릭스 기능별 사용법 정리 바로가기