법률/재무

계약서 관리, 아직도 캐비넷과 엑셀 계약서 대장으로 하고 계신가요?

엑셀과 종이 문서로는 계약서 관리를 충분히 해결할 수 없습니다.

2025년 1월 24일

계약서 관리, 아직도 캐비넷과 엑셀 계약서 대장으로 하고 계신가요?

계약서 관리, 아직도 캐비넷과 엑셀 계약서 대장으로 하고 계신가요?

기업이 성장할수록 계약서 관리의 중요성은 더욱 커집니다. 관리해야 할 계약서는 점점 늘어나고, 문서의 종류도 복잡해지면서 체계적인 관리가 필수적입니다. 단순히 종이 서류나 엑셀 목록으로만 관리하기에는 시간·비용 낭비가 커지고, 갱신 시점 누락이나 이행 미흡 같은 문제가 발생하기 쉽습니다.

계약서가 제대로 정리되지 않을 경우, 사소한 조항 하나를 놓쳐 금전적 손실이 발생하거나 기업 신뢰도가 손상될 수 있습니다. 효율적인 계약서 관리는 단순한 문서 정리를 넘어 기업의 업무 프로세스를 최적화하고, 중요한 계약 조건 이행과 갱신을 놓치지 않도록 돕는 중요한 역할을 합니다.

이번 글에서는 많은 기업들이 계약서 관리 과정에서 직면하는 대표적인 어려움을 살펴보고, 제대로 된 관리 체계가 갖춰졌을 때 비즈니스 전반에 어떤 긍정적인 변화를 가져올 수 있는지 살펴보려 합니다. 계약서 관리를 가볍게 넘겼다가 나중에 큰 손해를 보는 일이 없도록, 계약서 관리의 중요성과 개선 방향을 함께 짚어보시기 바랍니다.


1. 부서별로 파편화된 계약서, 관리가 제대로 될까?

여러 부서에서 개별적으로 계약서를 작성·보관하다 보면, 회사 전체의 계약 현황을 종합적으로 파악하기가 무척 어렵습니다. 예를 들어, 영업팀에서는 엑셀 대장을 만들어 거래처 계약을 기록하고, 구매팀은 종이 문서를 캐비넷에 보관하며, 인사팀은 아예 개인 PC 폴더에 근로계약서를 저장하는 식으로 산발적으로 관리하는 경우가 많습니다. 이렇게 누가, 언제, 어떤 조건으로 체결한 계약인지 회사 차원에서 한눈에 파악할 수 없으면, 필연적으로 계약 만료 시점을 놓치거나 재계약 여부 파악이 늦어지는 등 문제가 발생할 수밖에 없습니다. 나아가 담당자 교체나 퇴사가 발생하면 인수인계가 제대로 되지 않아, 특정 계약 정보가 사라지거나 누락되는 위험도 커집니다. 결국 이러한 관리 공백은 업무 효율성을 떨어뜨리고 리스크 관리 능력을 약화시켜 기업 전반에 불필요한 혼란을 야기할 수 있습니다.



2. 종이계약서 + 전자계약서, 모두 어떻게 한 번에 관리할까?

최근 많은 기업들이 전자 서명 또는 전자 계약 솔루션을 도입하면서 신규 계약 체결에 드는 시간과 비용을 획기적으로 절감하고 있습니다. 그러나 이미 체결되어 있는 종이 계약서는 여전히 도처에 흩어져 있는 경우가 많습니다. 종이 문서를 스캔해 PDF로 보관하더라도, 그 파일들이 팀별 공유 드라이브나 개별 PC에 들어 있으면 검색이 쉽지 않습니다. 결국 새로운 계약이든 기존 종이 계약이든 모두 하나의 통합 저장소에서 일원화해 관리해야만, 담당자 별로 흩어진 계약 정보를 전사적으로 파악하고 필요 시 즉각 대응할 수 있는 관리 체계를 갖출 수 있습니다.



3. 원활한 관리의 핵심: 대시보드와 알림 기능

계약서를 한곳에 모아두었다고 해서 모든 문제가 자동으로 해결되는 것은 아닙니다. 실시간 모니터링시기별 알림이 함께 작동해야 만료나 갱신 시점을 놓치지 않고 신속하게 대응할 수 있기 때문입니다. 예컨대, 만료 예정 계약 건수를 한눈에 보여주는 대시보드가 있으면 관리자가 개별 계약서를 일일이 열어보지 않아도 업무 우선순위현황을 빠르게 파악할 수 있습니다. 또한, 만료일 전 알림 기능을 통해 갱신 시점을 사전에 공지받으면 담당자는 즉시 재협상이나 갱신, 종료 결정 등 후속 조치를 취할 수 있어 불필요한 리스크를 대폭 줄일 수 있습니다. 이러한 자동화된 모니터링 체계가 마련되면 관리자 입장에서는 계약 전반을 컨트롤하기가 훨씬 수월해지고, 담당자들도 더 중요한 업무에 에너지를 집중할 수 있게 됩니다.






체계적인 계약서 관리가 곧 경쟁력이 됩니다

계약서는 기업의 핵심 자산이자 비즈니스 성과와 직결되는 중요한 문서입니다. 종이로 보관된 계약서와 새롭게 체결되는 전자계약서를 각 부서별로 산발적으로 관리한다면, 누락·분실·만료 시점 미파악 등 다양한 리스크가 뒤따를 수밖에 없습니다. 따라서 모든 계약서가 한데 모이고, 실시간 모니터링되며, 필요 시점에 자동 알림이 이루어지는 통합적인 계약서 관리 체계가 필수입니다.

이러한 맥락에서 프릭스는 종이 계약서와 전자 계약을 모두 아우르는, 계약 전 과정을 체계적으로 관리하도록 설계된 통합 계약관리 솔루션입니다. 반복적인 수작업과 중복 관리를 크게 줄이고 중요한 계약 조건이나 만료 시점을 놓치지 않도록 지원해 드립니다.

Why Prix?

  • 전자계약과 더불어 계약서 서명/날인본 파일 보관 가능
  • 계약서 목록/대시보드에서 계약 상태를 한눈에 파악
  • 조회, 태그별, 고객/프로젝트별 검색으로 간편
  • 자동화된 알림 기능으로 재계약/갱신/만료 시점 상기

효율적인 업무 체계를 구축하고 불필요한 리스크를 최소화하고자 한다면, 지금 바로 프릭스를 통해 명확하고 안전한 계약서 관리를 시작해 보시기 바랍니다.


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