많은 기업의 법무팀이 과도한 업무량과 느린 속도라는 과제를 안고 있습니다. 영업팀은 "계약서 검토가 늦어져서 딜을 놓쳤다"고 하고, 법무팀은 "리스크를 꼼꼼히 봐야 하는데 시간이 부족하다"고 합니다. 이 오래된 갈등, 해결할 방법은 없을까요?

이 글은 마이크로소프트에서 13년간 사내변호사로 재직하며 연간 수만 건의 대량 계약 관리 시스템을 구축하고, 글로벌 로펌 Dentons에서 법무 운영 컨설턴트로 활약한 루시 엔델 바슬리(Lucy Endel Bassli)의 저서 CLM Simplified의 핵심 내용을 바탕으로 법무팀의 업무 혁신 가이드를 제시합니다.

1. 왜 "열심히"로는 안 되는가

한 조사에 따르면, 사내변호사의 업무 시간 중 상당 부분이 표준 NDA 검토나 서명 날인 같은 단순 반복 업무에 소비됩니다. 비즈니스가 성장하면 계약서의 양은 기하급수적으로 늘어나는데, "모든 계약서를 변호사가 일일이 처음부터 끝까지 검토한다"는 전제를 버리지 않는 한 병목 현상은 필연적입니다. 루시는 "책상 위에 놓인 모든 것을 직접 고쳐야 한다는 부채감에서 벗어나야 한다"고 조언합니다.

법무팀의 진정한 가치는 표준 NDA의 오타를 잡는 데 있지 않습니다. M&A 계약, 독소 조항 방어, 복잡한 협상 전략 수립 같은 고부가가치 업무에 있습니다. 법무팀이 비즈니스의 병목이 아닌 성장을 돕는 파트너가 되려면, 업무 프로세스 자체를 재설계해야 합니다.

2. 프로세스 진단: 도구부터 도입하지 마세요

용어부터 명확히: CLM vs CMS

본격적인 논의에 앞서, 혼용되는 두 용어를 구분해야 합니다.

CLM(계약 생애주기 관리)은 계약을 관리하는 기능이자 프로세스 그 자체이고, CMS(계약 관리 시스템)는 그 기능을 수행하도록 돕는 기술이자 시스템입니다.

많은 기업이 엉망인 CLM(프로세스)을 해결하기 위해 고가의 CMS(시스템)부터 도입하려 합니다. 하지만 저자는 "잘못된 프로세스를 자동화하면, 잘못된 결과만 더 빨리 나올 뿐이다." 라고 경고합니다.

현재 계약 프로세스 그려보기

먼저 화이트보드나 포스트잇을 이용해 현재의 계약 흐름을 그려보세요. 계약 요청은 이메일로 오는지 메신저로 오는지, 가장 시간이 오래 걸리는 단계는 어디인지, 공식 프로세스 외에 직원들이 몰래 쓰는 우회로가 있는지 파악해야 합니다. 이 지도를 그려야만 어디를 고쳐야 할지 정확히 알 수 있습니다.

한국 기업의 경우 특히 주의할 점이 있습니다. 직인/인감 프로세스가 디지털 전환의 가장 큰 병목이 되는 경우가 많고, 계약서가 경영지원팀, 법무팀, 사업부 각각의 개인 폴더에 흩어져 있는 경우도 흔합니다. "지난번에 맺은 그 계약서 어디 있죠?"라는 질문에 바로 답할 수 없다면, 프로세스 정비가 시급한 신호입니다.

지능형 리스크 정책: 모든 계약을 변호사가 볼 필요는 없다

루시가 제안하는 핵심 전략은 지능형 리스크(Smart Risk) 정책입니다. 리스크가 현저히 낮은 계약은 과감하게 법무팀 검토 없이 진행하도록 허용하는 것입니다.

• Low Risk - 표준 비밀유지계약서(NDA), 소액 구매 계약 → 현업 부서 자체 처리

• High Risk - 지적재산권 양도, 독점권 부여, 대규모 용역 계약 → 변호사 직접 검토

"변호사가 안 보고 계약을 체결해도 되나?"라는 우려가 있을 수 있지만, 후술할 표준 템플릿과 가이드라인이 갖춰져 있다면 충분히 가능합니다.

단순 반복 업무 vs 고부가가치 법률 업무 구분하기

업무를 RACI 매트릭스(책임 할당 매트릭스)로 재분배해야 합니다. 서명, 날인, 보관 같은 단순 반복 업무는 파라리걸이나 계약 관리자에게 위임하거나 시스템으로 자동화하고, 사내 변호사는 복잡한 법률 분석에만 집중해야 합니다.

3. 효율화의 핵심 무기: 템플릿과 플레이북

즉시 사용 가능한 표준 양식 만들기

법무팀 폴더에 있는 "지난번 계약서"는 템플릿이 아니라 단순한 샘플입니다. 진정한 템플릿은 누가 사용해도 동일한 품질이 나와야 합니다. 현업 부서가 수정할 수 없는 표준 조항은 잠가두고, 상대방 이름, 금액, 날짜 등의 변수 필드만 입력하게 만드세요. 이렇게 하면 법무팀이 최종본을 다시 검토할 필요조차 없어집니다.

프릭스(prix)에서는 법무팀이 승인한 최신 템플릿을 시스템에 업로드해 두면, 영업사원이 몇 번의 클릭만으로 완벽한 법률 문서를 생성하고 발송할 수 있습니다. 템플릿의 표준 조항은 수정 불가로 잠기고, 변수 필드만 열려 있어 실수로 핵심 조항이 변경되는 사고를 원천 차단합니다.

플레이북 구축: 현업 부서가 스스로 판단할 수 있는 가이드라인

매번 "이 조항 수정해도 되나요?"라는 질문에 답하는 데 시간을 쓰고 계신가요? 플레이북을 만들어 배포하면 이런 반복 질문을 크게 줄일 수 있습니다. 특히 신호등 체계의 권한 부여 가이드가 효과적입니다.

• 초록 (수용 가능) - 통상적인 수준의 조항으로, 언제든 수용 가능 (예: 표준 비밀유지)

• 노랑 (조건부 수용) - 특정 조건에 따라 수용 가능 (예: "지체상금율 5%까지는 팀장 전결로 수용 가능")

• 빨강 (검토 필수) - 반드시 법무팀의 확인을 받아야 하는 조항 (예: "지적재산권 귀속 조항 수정 시 반드시 법무팀 문의")

4. 계약 생애주기 8단계: 단계별 병목 해결 전략

계약 관리는 단순히 도장을 찍는 행위가 아닙니다. 루시는 계약 생애주기를 순환하는 고리로 정의하며, 각 단계별로 법무팀이 병목이 아닌 비즈니스 파트너로서 기능할 수 있는 전략을 제시합니다.

1단계. 계약 전: 문제의 씨앗을 미리 제거하기

영업팀이 고객에게 제안 요청서(RFP)를 보낼 때 사용하는 템플릿을 미리 검토해 두어야 합니다. 회사의 표준 조건과 리스크 허용 범위가 미리 반영된 문서를 사용한다면, 본격적인 협상 단계에서 법무팀이 수정해야 할 범위를 크게 줄일 수 있습니다.

2단계. 요청: 핑퐁 게임을 끝내는 접수 양식

"검토 부탁드립니다"라는 제목의 이메일에 파일 하나만 덩그러니 첨부되어 오는 상황, 익숙하시죠? 상대방이 누구인지, 계약 기간은 언제부터인지, 거래 금액은 얼마인지 확인하느라 법무팀과 현업 부서가 스무고개를 하게 됩니다.

간단한 접수 양식을 도입하는 것이 효과적입니다. 필수 정보(계약 당사자, 금액, 기간, 주요 특약 사항 등)를 입력하지 않으면 요청 자체가 불가능하게 설계하면, 현업 부서가 계약 검토를 맡기기 전에 최소한의 준비를 하는 습관이 자연스럽게 만들어집니다.

3단계. 생성: 백지에서 쓰지 말고 조립하기

많은 변호사들이 습관적으로 백지 상태에서 계약서를 쓰려 합니다. 하지만 루시는 "백지에서 시작하는 것은 가장 비효율적"이라고 단언합니다. 자주 쓰는 조항(비밀유지, 면책, 해지 등)을 모듈화하여 저장해 두면, 계약서 작성이 창작이 아니라 검증된 블록을 조립하는 과정으로 바뀝니다.

4단계. 협상: 권한 위임이 핵심이다

협상은 법무팀 병목 현상이 가장 자주 발생하는 단계입니다. 현업 부서가 직접 협상할 수 있는 가이드라인(플레이북)을 만들어 주세요. "이 조항을 상대방이 거절하면, 대안 A를 제시하세요"라고 적힌 매뉴얼이 있다면, 사소한 문구 수정 때문에 변호사를 찾을 필요가 없습니다. 법무팀은 모든 협상에 직접 나서는 것이 아니라, 현업 부서가 자체적으로 판단할 수 있도록 기준을 제공하는 역할로 전환해야 합니다.

5단계. 승인: 감사 추적 확보하기

"그때 김 상무님이 된다고 했던 거 같은데..."라는 기억에 의존하는 것은 위험합니다. 이메일 승인은 나중에 찾기 어렵고 책임 소재가 불분명합니다. 시스템상에서 승인 버튼을 누르게 하면 누가, 언제, 어떤 버전을 승인했는지 자동으로 기록됩니다. 이는 향후 컴플라이언스 이슈 발생 시 법무팀의 판단 근거를 명확히 보여주는 중요한 기록이 됩니다.

6단계. 서명: 전자서명은 선택이 아닌 필수

계약 협상이 끝났는데 서명을 받는 데 며칠이 걸린다면, 그 시간은 고스란히 낭비입니다. 전자서명의 법적 효력은 이미 전 세계적으로 입증되었고, 한국에서도 전자서명법에 따라 법적 효력이 인정됩니다. 저자도 서명 단계는 법무팀의 관여 없이, 실무 팀에게 반드시 넘기도록 권장하고 있습니다.

프릭스의 전자서명 기능을 활용하면, 계약서 생성부터 서명 완료까지 하나의 플랫폼에서 처리됩니다. 별도의 전자서명 솔루션을 연동할 필요 없이 템플릿 생성 → 발송 → 서명 → 보관이 끊김 없이 이어집니다.

7단계. 저장: 중앙 저장소의 중요성

계약서는 개인의 노트북이나 이메일함이 아닌, 회사의 중앙 저장소에 있어야 합니다. 단순히 파일을 모아두는 것을 넘어, OCR 검색이 가능해야 진정한 자산이 됩니다.

8단계. 관리: 계약 체결은 끝이 아니라 시작

도장을 찍었다고 끝난 게 아닙니다. 계약 갱신일을 놓쳐서 원치 않는 계약이 자동 연장되거나, 중요한 의무 사항을 이행하지 않아 위약금을 무는 일이 비일비재합니다. "계약 종료 30일 전 알림", "매달 10일 보고서 제출 의무 알림" 등 시스템의 알림 기능을 활용하면, 이런 실수를 방지할 수 있습니다.

5. 우리 조직에 맞는 CLM 선택 가이드

엔드투엔드 시스템은 계약의 전 과정을 통합 관리하지만 구축 기간이 6개월 이상이고 비용이 매우 비쌉니다. 대기업에 적합합니다. 반면 특화 솔루션은 전자서명, 템플릿 관리 등 핵심 기능에 집중하며, 도입이 빠르고 가벼워 스타트업이나 중견기업에 적합합니다.

솔루션 도입 전에는 세 가지를 점검해 보는 것이 좋습니다. 첫째, 우리 회사의 계약 프로세스가 정립되어 있는가 - 프로세스가 정비되지 않은 상태에서 시스템을 도입하면 효과가 제한적입니다. 둘째, 기존 종이 계약서나 PDF 파일들이 어디에 있는가. 셋째, 현업 부서가 새로운 툴을 받아들일 준비가 되어 있는가 - 변화 관리가 도입 성패를 좌우합니다.

6. AI 시대, CLM 프로세스가 먼저다

최근 법무 업무에도 AI 도입이 본격화되고 있습니다. Anthropic은 사내 법무팀을 위한 Legal Productivity Plugin을 공개했는데, 이 플러그인이 하는 일이 흥미롭습니다. 계약서를 업로드하면 조직의 플레이북에 따라 조항별로 초록(수용 가능), 노랑(조건부 수용), 빨강(검토 필수)으로 자동 분류하고, NDA를 트리아지하여 표준 범위 내이면 법무팀 검토 없이 바로 서명 단계로 넘기는 구조입니다. 앞서 설명한 지능형 리스크 정책과 플레이북 전략을 AI가 실행하는 셈입니다.

여기서 주목할 점은, 이런 AI 도구가 제대로 작동하려면 전제 조건이 있다는 것입니다. 플레이북이 문서화되어 있어야 하고, 템플릿이 표준화되어 있어야 하며, 계약 데이터가 검색 가능한 중앙 저장소에 있어야 합니다. 결국 이 글에서 다룬 CLM 프로세스 정비가 선행되지 않으면, 아무리 좋은 AI 도구를 붙여도 "잘못된 프로세스를 더 빨리 돌리는" 결과만 나옵니다.

Anthropic의 Legal Plugin은 CLM 시스템과의 연동을 핵심 커넥터로 명시하고 있습니다. AI가 계약을 분석하고, CLM이 그 결과를 실행하는 구조입니다. 프릭스는 이러한 AI 도구와 결합할 때 가장 큰 시너지를 발휘합니다. 표준 템플릿과 플레이북이 시스템에 내장되어 있고, 계약 생성부터 서명, 보관, 갱신 관리까지 하나의 플랫폼에서 이루어지기 때문에, AI가 분석한 결과를 바로 실행에 옮길 수 있는 기반이 됩니다.

다음 글에서는 Anthropic의 Legal Productivity Plugin을 상세히 분석하고, AI와 CLM이 결합했을 때 법무팀의 업무가 어떻게 달라지는지 구체적으로 다루겠습니다.

7. 데이터로 법무팀의 가치를 증명하기

경영진에게 법무팀의 가치를 증명하거나 인력을 요청할 때, "우리는 너무 바쁩니다"라는 말만으로는 설득하기 어렵습니다. 리걸 오퍼레이션(Legal Ops)의 핵심은 데이터입니다.

업무량은 복잡도와 함께 보여주는 것이 효과적입니다. 단순히 "100건 검토했다"가 아니라, "표준 템플릿 사용 80건, 고위험 맞춤형 계약 20건"으로 나누면 법무팀의 리소스가 어디에 쓰이고 있는지 명확해집니다.

처리 속도는 현업 부서의 만족도 지표입니다. "법무팀에 맡기면 3일 걸린다"는 데이터를 관리하고, 프로세스 개선 후 "1.5일로 단축되었다"는 성과를 보여줄 수 있다면, 법무팀의 비즈니스 기여도를 구체적으로 입증할 수 있습니다.

가치 창출과 비용 절감도 숫자로 표현할 수 있습니다. "우리가 검토해서 1억 원의 잠재적 소송 리스크를 막았다", "표준 계약서 자동화로 변호사 업무 시간 200시간을 절약했고, 이를 비용으로 환산하면 000만 원이다"와 같이 구체적인 숫자가 있으면 경영진과의 커뮤니케이션이 훨씬 수월해집니다.

법무팀의 KPI에 대해서는 보다 구체적으로 작성된 법무팀 KPI 설정 가이드를 참고하세요.

8. 지금 바로 시작하세요

한 번에 모든 것을 바꿀 필요는 없습니다. 가장 작고 쉬운 것부터 시작하는 것을 권합니다. 가장 빈번하게 체결되지만 리스크는 낮은 비밀유지계약서(NDA)부터 템플릿화하고 전자서명을 도입해 보세요. "법무팀 덕분에 계약 체결이 하루 만에 끝났다"는 현업의 반응이 나오기 시작할 때, 더 큰 혁신을 위한 동력이 생깁니다.

지금 바로 할 수 있는 3가지:

1. 접수 양식 만들기 - 구글 폼, 노션, 엑셀 무엇이든 좋습니다. 계약 요청 창구를 하나로 통일하세요.

2. 템플릿 정리 - 가장 많이 쓰는 계약서 3종을 선정해 빈칸 채우기 템플릿으로 만드세요.

3. 프릭스 데모 신청 - 템플릿 잠금, 전자서명, 중앙 저장이 하나의 플랫폼에서 어떻게 작동하는지 직접 확인해 보세요.

법무팀의 계약 관리 프로세스 개선, 어디서부터 시작해야 할지 고민이신가요? 프릭스 데모를 신청하시면 귀사의 상황에 맞는 맞춤형 컨설팅을 제공해 드립니다.