계약관리 솔루션 도입을 망설이고 있나요? 4가지 요소를 확인해 보세요!

B2B 비즈니스에서 계약을 체결하고 관리하는 것은 매출 및 비용과 직결된 중요한 문제입니다. 그럼에도 불구하고 많은 회사들은 여전히 비효율적인 방법으로 계약을 체결 및 관리하고 있습니다.

“DocuSign의 조사에서 참가자의 65%가 계약관리의 소홀함으로 인해 세일즈 계약 체결이 지연되고 이에 따른 매출 감소를 경험하고 있다고 응답했습니다.”

지난 글에서 계약 체결 전후의 과정에서 발생하는 문제점에 대한 해결책으로 계약 관리 솔루션(CLM)을 소개해 드렸는데요, 많은 담당자께서 “여러 계약 관리 시스템 중 어떤 것을 도입해야 최대의 효과를 볼 수 있을지”에 대한 고민이 많을 것 같습니다.

계약관리(CLM) 솔루션 도입, 무조건 효과적일까요?

• 결론부터 말씀드리자면 솔루션을 어떻게 사용하는지에 따라 다릅니다. 비즈니스와의 Fit을 고려하지 않은 계약관리 솔루션 도입은 오히려 해가 되기도 합니다.
• 지나치게 과도하고 복잡한 기능을 가진 솔루션을 도입할 경우, 사용법을 익히는 데 많은 시간과 비용이 들어 기존의 비효율적인 방법으로 돌아오기도 합니다.
• 반대로 기능이 충분하지 않은 경우에는 비용을 들여 솔루션을 도입하고도 결국은 엑셀이나 구글 드라이브와 같이 휴먼 에러(Human-Error)가 발생하기 쉬운 방법에 별도로 의존할 수밖에 없습니다.

오늘은 성공적인 계약 관리 솔루션 도입을 위해, 어떤 회사에서든 반드시 고려해야 할 “핵심 기능”들을 소개해보도록 하겠습니다.

계약관리(CLM) 솔루션 도입 전, 이 기능만은 꼭 챙기세요!.

1. 계약서 아카이빙(Archiving)

• 서면 계약의 시공간적 제약을 극복하고 계약 승인 과정을 자동화하는 등 전자서명은 계약 과정의 효율성과 편의성을 높입니다. (전자 서명의 장점에 대한 자세한 내용은 여기를 참고해 보세요)
• 전자서명을 통해 체결된 계약서를 한 곳에 체계적으로 보관하며 누구나 쉽고 빠르게 필요한 계약서를 찾을 수 있도록 하는 계약서 아카이빙은 성공적인 계약관리의 시작입니다.
• 나아가 기존에 보관하고 있던 계약서의 실물(하드카피)이나 스캔본(소프트카피), 그리고 계약 체결 시 주고받은 관련 문서(사업자등록증, 등기부등본 등 부속서류) 또한 계약관리 솔루션에 업로드하여 통합적으로 관리하는 것이 필요합니다.

2. 계약서 및 영업 문서 자동 생성

• 자주 사용하는 계약서 양식을 템플릿으로 활용함으로써 계약서의 수정 및 검토 과정을 효율화하고 계약 체결까지의 주기를 단축할 수 있습니다.
• 단순 “계약서 관리”에 그치지 않고, 체결된 계약과 관련한 사후의 실질적인 Business Operation을 효율화 하는 것이 계약관리의 핵심입니다.
• 이를 위해서는 고객 및 계약서 정보를 기반으로 견적서, 거래명세서, 인보이스 등의 영업 문서를 간편하게 생성하고 공유할 수 있어야 합니다.

3. 계약과 관련한 주요 일정 관리

• 체결된 계약과 관련한 주요 청구 및 지급 일정은 매출 혹은 매입을 발생시키는데, 정해진 날짜에 대금을 납부하고 수취하는 것은 안정적인 현금 흐름 확보에 무척 중요합니다.
• 계약의 갱신과 관련된 일정을 사전에 파악하여 기존 고객과의 히스토리를 이어나가는 등 성공적인 계약 관리를 위해서는 기존 고객 관리 역시 중요합니다.
• 따라서 계약관리 솔루션을 통해 각종 계약 관련 일정을 캘린더에 표시하여 손쉽게 관리하고, 놓친 일정이 있다면 대시보드를 통해 빠르게 파악하여 핸들링할 수 있어야 합니다.

4. 외부 데이터 연동

• 엑셀, CRM, ERP 등의 외부 Business Tool로부터 고객 및 계약 관련 데이터를 연동하는 것은 원활한 계약관리 업무의 필수 요소입니다.
• 다양한 Tool과의 연동을 통해 보다 쉽게 데이터를 연결 및 이전하고, 이를 통해 생산성 향상을 도모할 수 있습니다.

위의 4가지 요소를 고려하여 선택한다면 여러분의 비즈니스에 적합한 계약관리 솔루션을 선택할 수 있을 것입니다!

저희 프릭스(Prix)는 올인원 계약관리 솔루션으로, 위에 언급된 기능에 더해 고객/프로젝트 별 계약관리 기능, 대량 계약 체결 기능, 청구 일정과 연동하여 손쉽게 세금계산서를 발급할 수 있는 기능 등을 제공하고 있습니다. 효율적인 오퍼레이션 및 계약에 대한 관리가 필요하시다면 프릭스를 확인해 보세요!