마케팅 에이전시는 업의 특성상 여러 클라이언트와 긴밀하게 호흡하며 다양한 프로젝트를 동시다발적으로 전개해 나갑니다. 많은 클라이언트와 협업하다 보니 체결해야 하는 계약서의 종류가 다양할 뿐만 아니라 계약의 수도 많고, 각 계약건별 금액도 큰데요,. 또한 계약서 이외에도 견적서, 세금계산서 발행까지 챙겨야 할 일이 한둘이 아니기에 기업의 규모가 조금만 커져도 계약 관리 업무에 상당한 부담을 느끼게 됩니다.

올인원 계약 관리 솔루션 프릭스는 계약 관련 업무가 많은 마케팅 에이전시와 같은 업종에서 그 진가를 발휘합니다. 프릭스 도입 전과 후, 마케팅 에이전시의 업무 효율이 얼마나 향상되는지 '프릭스와 함께하는 마케팅 에이전시의 하루'에서 함께 살펴보시죠.

Before prix

1. 계약서 양식, 어디에 저장해뒀지?

계약서를 새로 작성할 때마다 항상 겪는 문제입니다. 그때그때 기존 워드 파일을 복사해 계약서를 작성하다 보니 막상 필요할 때 이전 계약서를 어디에 저장해뒀는지 기억나지 않아 당황스러웠던 경험 다들 한 번쯤 해보셨을 겁니다. 여러 곳을 뒤적이며 파일 위치를 찾느라 본격적인 일을 시작하기도 전에 진이 빠지기 일쑤입니다.

2. 계약 관련 정보, 확인 또 확인

신규 클라이언트 계약 건을 진행할 때 가장 번거롭지만, 중요한 부분이 신규 클라이언트 계약 관련 정보를 정확하게 취합하는 일입니다. 회사 기본 정보부터 계약 관련 정보까지 제대로 된 정보를 알아야 계약서를 작성할 수 있습니다. 그런데 이 과정에서 보통 관련 정보가 세일즈 팀 등 한 단계를 거쳐 계약 담당자에게 도착합니다. 직접적인 계약 상대방과의소통이 아니다 보니 누락이나 오류가 빈번하게 발생합니다. 정보 취합 및 검토의 과정을 단축하고 정확도를 높이려면 계약 관련 정보를 한곳에 모아 볼 수 있는 플랫폼의 도움이 절실합니다.

3. 휴먼 에러 발생

계약 정보 취합을 여러 단계를 거쳐서 하다 보면 이렇듯 휴먼 에러가 발생할 수 있습니다. 하지만 계약 관련 업무는 정확도가 가장 중요합니다. 계약의 양이나 복잡도 측면에서 수기 관리의 한계를 넘어섰다는 판단이 들면 솔루션 도입 등 빨리 다른 방법을 강구해야 합니다. 계약 업무 관련 실수는 자칫 클라이언트와의 신뢰 문제로 이어질 수 있기 때문입니다.

특히, 계약 상대방 부분에 기존 양식 때문에 다른 회사명이 적혀 있다면 상대방은 크게 실망할 수 있습니다.

또한, 수기 계약 시 계약서 출력 및 실물이 오가는 과정에서 발생하는 여러 비용도 무시할 순 없으며, 날인한 계약서가 다시 실물로 돌아와야만 계약이 최종 완료되기에 계약 담당자는 계약서 도착 일정을 끝까지 팔로우업 하는 데 상당한 시간을 써야합니다. 즉, 비용, 시간 모든 측면에서 비효율이 발생합니다.

4. 여러 플랫폼 사용으로 인한 혼잡함

계약서는 시작일 뿐, 이제 프로젝트에 대한 견적서와 인보이스를 발행해야 합니다. 보통 견적서와 인보이스는 영업 문서에 해당하기에 구별을 위해 계약서와는 또 다른 폴더에 엑셀 형식으로 저장해둡니다. 따라서 계약서를 작성하는 데에 쏟은 시간과 과정을 그대로 한 번 더 반복하는 지난한 과정을 거치게 됩니다.

그리고 계약 및 견적서 발송 히스토리를 남기기 위해 보통 많은 기업에서 스프레드시트를 활용해 수기로 기입하는 방법을 택합니다. 이것이 업무 복잡도를 높이는데, 정신없는 계약 과정에서 여러 플랫폼을 활용하는 것도 부담이며, 이 과정에서 누락되는 건 없는지 더블 체크하는 일도 실무자 입장에서는 상당한 스트레스입니다. 만일 중간에 해당 클라이언트의 새로운 프로젝트가 추가되기라도 하면 상황은 더 복잡해집니다. 한 클라이언트를 대상으로 몇 건의 프로젝트가 가동되고 있는지 가늠도 되지 않는 지경에 이를 수 있습니다.

5. 입금 기한 지난 미수금이 있었다고?

특히 마케팅 에이전시같이 클라이언트별로 정산 날짜가 다른 케이스가 많은 경우 대혼돈이 발생합니다. 클라이언트별로 정산 일자를 꼬박꼬박 챙겨 각각 인보이스 작성-입금 확인-세금계산서 발행을 반복하는 것은 듣기에는 쉬워 보일 수 있어도 막상 실무를 하는 입장에서는 정말 신경 쓸 일이 많고 까다로운 일입니다. 이 모든 과정을 사람이 다 챙기려다가는 과부하에 걸리고 맙니다. 특히 미수금 발생은 회사 매출과 직결되는 부분이기에 애초에 이런 일이 발생하지 않도록 다른 차원의 조치를 해야 합니다.

After prix

프릭스 없는 마케팅 에이전시의 하루. 계약 관련 업무를 처리하는 데에 9 to 6 하루 근무 시간을 전부 써버렸습니다. 그렇다면 만약 동일한 상황에서 프릭스를 사용하고 있었다면 업무를 얼마나 더 쉽게 처리할 수 있었을까요?

1. 계약서 자동 아카이빙

프릭스로 전자계약을 체결하면 그 순간 계약서가 프릭스 내에 자동 저장됩니다. 프릭스만 있다면 더 이상 계약서를 찾느라 이곳저곳 파일을 뒤질 필요가 없습니다. 프릭스 하나만 확인하면 끝! 계약서 탭을 클릭해 계약 목록을 한눈에 확인할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 계약서 목록 우측 상단에는 다양한 계약서 조회 옵션 및 필터도 존재해 계약서 제목, 이름(고객/프로젝트/담당자), 서명참여자 정보(이름/이메일/전화번호)로 계약서를 쉽고 빠르게 검색해 찾을 수 있습니다.


(계약서 목록에서 이전에 체결한 계약을 빠르게 찾고, 관리할 수 있다.)


더불어 프릭스에서는 자주 사용하는 계약서 양식의 템플릿 등록이 가능합니다. 해당 기능을 사용하면 계약을 체결할 때마다 매번 계약서 양식을 찾고 수정하는 과정을 거칠 필요가 없겠죠? 프릭스를 통해 가장 최신의 템플릿을 전 직원과 공유해 편리하게 사용해 보세요. '모든 계약서는 프릭스에'라는 공식만 기억해 주시면 계약 업무의 반은 끝내셨다고 봐도 무방합니다.

2. 고객 정보 등록 및 관리

프릭스는 계약 체결뿐만 아니라 고객 관리 기능 또한 제공합니다. 네비게이션 메뉴에서 '고객'을 클릭하면, 고객 목록 페이지로 이동하고 '고객 등록하기' 버튼으로 고객을 생성할 수 있습니다. 고객 생성 시, 이름(회사명/상호 등)을 기재할 수 있고, 고객사에 대한 사내 담당자 선택이 가능합니다.


(프릭스를 통해 고객 정보를 손쉽게 관리할 수 있다.)


프릭스는 계약 담당자 1~2명만 사용하는 것이 아닌, 계약 관련 권한이 있는 직원도 함께 사용할 수 있는 솔루션입니다. 따라서 세일즈 팀에서 프릭스에 고객 정보를 직접 기입할 수 있으며, 권한 설정을 통해 이를 계약 담당자가 바로 확인할 수 있습니다. 사업자 정보(대표자명/사업자 등록번호/사업장 주소/업체/업종), 기본 정보(고객사 담당자/이름/비고) 등 계약에 필요한 정보를 모두 기록하도록 되어 있어 정보 누락 가능성이 거의 0%에 수렴합니다. 즉, 세일즈 팀에 정보를 다시 확인하는 번거로운 작업을 거치지 않고도 계약서 작성에 필요한 클라이언트의 정확한 정보를 한 곳에서 확인할 수 있는 것입니다.

더 나아가 계약서 생성 시 등록된 고객 정보를 바탕으로 고객 정보가 자동 대응(매핑)되어 더블 체크도 필요 없는 완전한 계약서가 한 번에 완성됩니다. 프릭스를 통해 계약서 작성 시간을 혁신적으로 단축할 수 있습니다.

→ 참고 | 프릭스 자동 매핑 기능으로 업무 시간 1/20 단축한 실제 사례 확인하기

3. 휴먼 에러 및 비용 감소

앞서 언급한 프릭스의 고객 정보 자동 대응(매핑) 기능으로 휴먼 에러 발생률을 낮출 수 있습니다. 기업이 일정 수준 이상 성장하면 모든 계약을 사람이 수기로 관리하는 것에 한계가 오기 마련입니다. 계약 정보를 자동 아카이빙 및 매핑해주는 솔루션에 도움을 받는 것은 선택이 아닌 필수입니다.

또한 프릭스는 전자서명 건수에 따른 추가 과금이 없습니다. 올인원 계약관리 솔루션 프릭스는 Basic 요금제에서도 전자서명의 개수에 따른 추가 과금이 없습니다. 즉, 프릭스를 도입하면 무조건 무제한으로 전자서명을 요청할 수 있고, 추가 과금 없이 무제한으로 전자계약을 체결할 수 있습니다. 계약 관련 업무의 비용 감소와 시간의 효율성 제고를 원한다면 프릭스가 정답입니다.


→ 참고 | 전자서명이 무제한으로 가능한 계약관리 시스템을 찾고 있다면?

4. ‘계약서, 견적서, 인보이스, 세금계산서’ 프릭스 하나로 해결!

보통의 전자계약 솔루션들은 전자계약 체결 기능 한 가지만 제공하는 경우가 많습니다. 하지만 앞서 보셨듯 계약 업무는 단순 계약 체결에서 끝나지 않습니다. 따라서 계약 전반의 프로세스를 한 플랫폼 안에서 커버할 수 있는 솔루션을 선택하셔야 합니다. 프릭스는 계약서뿐만 아니라 영업문서(견적서/인보이스/세금계산서) 관리 기능까지 제공합니다. 프릭스를 사용하신다면 계약서 작성부터 견적서, 인보이스, 세금계산서 발행까지 계약 관리의 흐름을 프릭스 하나로 일원화할 수 있습니다.





견적서, 인보이스, 세금계산서 탭이 따로 마련되어 있고 해당 탭에서 발행된 건들은 ‘전체, 발송 전, 발송 완료, 승인 완료’의 카테고리에 따라 정리됩니다. 따라서 정리된 현황을 보며 전체 계약 과정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.


(프릭스 견적서 기능을 사용하면 발송 전, 발송완료 견적서 등 견적서 현황을 확인할 수 있다.)


더불어 고객별로 어떤 계약을 몇 건 체결했는지, 견적서와 인보이스는 발행했는지 등의 정보가 계약 체결 및 견적서 발행 즉시 자동으로 고객 탭에 정리됩니다. 스프레드시트나 엑셀 등 다른 플랫폼을 사용하지 않아도 고객 히스토리까지 바로 확인할 수 있습니다.



(프릭스를 활용하면 고객사별 계약 히스토리를 한눈에 확인할 수 있다.)

5. ‘미수금 0원’ 만드는 리마인더와 대시보드

프릭스는 계약에 따른 일정 및 재무 정보를 자동으로 연결해 정리해 줍니다. 리마인더 기능을 활용하면 인보이스를 발행해야 하는 시점에 자동 알림이 오게 세팅해 둘 수 있습니다. ‘정산일이 언제였더라?’ 계속 체크하지 않아도 정산일 이전에 프릭스가 알아서 리마인드를 해줍니다. 리마인더 기능을 활용하면 절대 미수금이 발생할 수 없습니다.






리마인더뿐만 아니라 대시보드를 통해서도 누적 미적금을 확인할 수 있습니다. 계약의 매출/매입 정보를 기반으로 누적 미수금을 자동 계산하며 미수금 부분을 클릭하면 어떤 항목에서 얼마의 미수금이 발생했는지 상세 내역 또한 볼 수 있습니다.





지금까지 마케팅 에이전시의 프릭스 도입 Before & After를 보셨는데요. 프릭스 도입 후 그동안 계약 관련 업무에서 발생한 모든 문제가 말끔히 해결된 것을 확인하실 수 있으실 겁니다. 계약, 견적서, 재무 관련 업무가 많은 마케팅 에이전시라면 올인원 계약관리 솔루션 프릭스, 꼭 활용해 보세요. 업무 효율의 향상을 피부로 느끼실 수 있을 겁니다.

아직 프릭스를 사용해 보지 않은 마케팅 에이전시라면?
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